Granskning av tjänstebilar
KPMG har av Sundsvalls kommuns revisorer fått i uppdrag att översiktligt granska kommunens rutiner kring användning av tjänstebilar. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2023.
Syfte och granskningsfrågor
Syftet med granskningen är att bedöma om kommunens styrning och uppföljning av tjänstebilar är tillfredsställande.
Granskningen avser besvara följande revisionsfrågor:
- Finns rutiner och riktlinjer för användning av tjänstebilar?
- Finns rutiner för att säkerställa att tjänstebilar används på ett ändamålsenligt sätt?
- Genomförs tillräcklig uppföljning av fordonsanvändningen?
- Är ansvarsfördelningen för styrning och uppföljning tydlig?
Granskningen avgränsas till kommunens fordonsanvändning gällande personbilar.
Bedömning
Vår samlade bedömning utifrån granskningens syfte är att kommunens styrning och uppföljning av tjänstebilar inte fullt ut är tillfredsställande.
Kommunen har antagit styrdokument som till största del reglerar användningen av tjänstebilar. Vi bedömer dock att det finns områden som kan utvecklas ytterligare. Detta handlar i huvudsak om att beskriva vissa delar mer detaljerat för att skapa ett tydligt ramverk för samtliga aspekter av fordonsanvändningen.
Vidare bedömer vi att uppföljning och kontroll av fordonsanvändningen behöver förbättras. Vi ser ett flertal områden där detta brister, främst vad gäller chefers förutsättningar att genomföra verksamhetsnära kontroll. Vi noterar dock att systemet för körjournaler är nytt och således har endast begränsad uppföljning genomförts vid tillfället för granskningen.
Vi ser även att det finns viss utvecklingspotential vad gäller att förtydliga ansvarsfördelningen för styrning och uppföljning.
Rekommendationer
Utifrån resultatet av vår granskning rekommenderar vi att:
- Kommunstyrelsen bör se över och förtydliga styrdokument kring användning och uppföljning av tjänstebilar
- Kommunstyrelsen och samtliga nämnder bör fortsätta arbeta aktivt för att säkerställa att chefer har förutsättningar att genomföra tillräcklig uppföljning och kontroll av fordonsanvändningen
- Kommunstyrelsen bör tydliggöra hur genomförd uppföljning och kontroll ska återrapporteras
- Kommunstyrelsen och samtliga nämnder bör se över uppföljning av drivmedelskostnader
- Kommunstyrelsen bör säkerställa att ansvarsfördelningen för styrning och uppföljning är tydlig i alla aspekter
- Kommunstyrelsen bör säkerställa att arbetet med att uppdatera information och länkar gällande fordonshanteringen på intranätet fullföljs.
Texten här ovanför är en sammanfattning
Om du vill kan du beställa hela dokumentet via vår e-tjänst.
Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Då måste du ange diarienummer: KS-2023-00877.
Ange hur du vill ha dokumentet:
- som pdf via e-post. Det är kostnadsfritt men tyvärr kan vi inte skicka den som tillgänglighetsanpassad pdf.
- utskriven och skickad med vanlig post. Om det är fler än 50 sidor tillkommer en avgift på minst 100 kronor, enligt beslut i kommunfullmäktige 2016.