Granskning av lokalförsörjning

Syfte och granskningsfrågor

Syftet med granskningen är att bedöma om kommunstyrelsen säkerställt en

Granskningen syftar till att säkerställa att kommunen har en ändamålsenlig organisation för frågor kopplade till lokalförsörjning, samt att säkerställa att kommunen har ett effektivt lokalutnyttjande, något som annars kan bli mycket kostsamt för kommunen.

Granskningen avser besvara följande revisionsfrågor:

• Är kommunens organisation för lokalförsörjning utformad på ett ändamålsenligt sätt för att säkerställa att det finns rätt lokaler för kommunens verksamhet?
• Finns det rutiner som säkerställer att kommunen har ett effektivt lokalutnyttjande?
• Finns det tydliga processer för lokalfrågor för att säkerställa att anpassningar, om- och nybyggnationer sker på ett effektivt sätt?
• Har nämnden tagit fram en nämndspecifik lokalförsörjningsplan?
• Vilken planeringshorisont finns för lokalförsörjning för att strategiskt möta framtida lokalbehov?
• Finns en tydlig process för avyttring av fastigheter?
• Är samarbetet med de kommunala fastighetsbolagen respektive privata fastighetsbolag där kommunenen hyr lokaler reglerat och fungerar på ett bra sätt?
• Har kommunen en långsiktig planering avseende strategiska markinköp?
• Hur säkerställs att byggbar mark avsätts för kommunala verksamhetsbehov?

Bedömning

Vår sammanfattande bedömning utifrån granskningens syfte är att kommunen delvis har en ändamålsenlig organisation för frågor kopplade till lokalförsörjning, och delvis har ett effektivt lokalutnyttjande.

Vi bedömer att kommunens organisation för lokalförsörjning delvis är utformad på ett ändamålsenligt sätt för att säkerställa att det finns rätt lokaler för kommunens verksamhet. Särskilt bedömer vi samarbetet mellan kommunens lokalstrateger som positivt men ser även att det kan finnas samordningsvinster om de arbetade ännu mer lika. Dock gör vi bedömningen att mandatet för den markstrategiska gruppens uppdrag är otydligt och behöver förtydligas.

Vi bedömer att det delvis finns rutiner som säkerställer att kommunen har ett effektivt lokalutnyttjande, framför allt genom rutinen som Drakfastigheter utgår från om en förvaltning har ett ändrat lokalbehov. Vi bedömer att styrdokumenten i allt väsentligt är ändamålsenliga, men det är en brist att det finns styrdokument som inte är uppdaterade med rätt information.

Vi bedömer att det delvis finns tydliga processer för lokalfrågor för att säkerställa att anpassningar, om- och nybyggnationer sker på ett effektivt sätt. Vidare bedömer vi att det finns en tydlig process för avyttring av fastigheter med dokumentet Process vid fastighetsförsäljningar i kommunkoncernen.

Det finns lokalbehovsbeskrivningar men inte någon nämndspecifik eller kommunövergripande lokalförsörjningsplan. Vi bedömer att en kommunövergripande lokalförsörjningsplan kan ge ett helhetsperspektiv över kommunens kommande lokalbehov.

Vi bedömer att det delvis finns en långsiktig planering avseende strategiska markinköp, då det är ett tydligt mål från politiken att mark ska köpas in. Dock bedömer vi att det saknas en rutin eller process som beskriver hur mark för kommunala verksamheter tas fram.

Vi bedömer att samarbetet med de kommunala fastighetsbolagen respektive privata fastighetsbolag där kommunenen hyr lokaler delvis är reglerat och fungerar.

Rekommendationer

Mot bakgrund av vår granskning rekommenderar vi kommunstyrelsen att:

• Ta fram styrdokument som beskriver hur mark för kommunala verksamheter tas fram.
• Ta fram en kommunövergripande lokalförsörjningsplan.
• Säkerställ att befintliga styrdokument är uppdaterade med rätt information.
• Säkerställ att samarbetet med kommunala och privata fastighetsbolag regleras.
• Förtydliga syfte och mandat för den markstrategiska gruppens uppdrag.

Texten här ovanför är en sammanfattning

Om du vill kan du beställa hela dokumentet här: Beställ dokument Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. Länk till annan webbplats.. Då måste du ange diarienummer: KS-2023-00658.

Ange hur du vill ha dokumentet:

1. som pdf via e-post. Det är kostnadsfritt men tyvärr kan vi inte skicka den som tillgänglighetsanpassad pdf.
2. utskriven och skickad med vanlig post. Om det är fler än 50 sidor tillkommer en avgift på minst 100 kronor, enligt beslut i kommunfullmäktige 2016.