Granskning av prognossäkerhet – BUN, IAN och VON

Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2022.

Syfte och granskningsfrågor

Syftet med granskningen är att bedöma om BUN, IAN och VONs arbete med ekonomiska prognoser är ändamålsenligt och effektivt samt om de prognoser som tas fram ger en tillförlitlig bild av nämndens resultat och utveckling. Det ingår även att bedöma kommunstyrelsens uppsiktsplikt vad gäller prognoser.

Granskningen omfattar följande revisionsfrågor:

• Finns ändamålsenliga rutiner för att säkerställa att berörda nämnder har en tillförlitlig prognossäkerhet?
• Är organisationen runt prognosarbetet tillräcklig i syftet att fånga upp händelser som kommer att påverka prognosen och kvalitetssäkra den? Är ansvarsfördelningen tydlig?
• Finns stöd i form av tillräckligt nedbruten och periodiserad budget samt finns mallar och verktyg för att ta fram prognoser?
• Hur kommuniceras resultatet av prognoserna och eventuella behov av att vidta åtgärder till respektive verksamhet?
• Har nämnden analyserat och vidtagit tillräckliga åtgärder med anledning av prognosen?
• Utvärderas prognosarbetet i syfte att förstärka det till kommande år?
• Följer kommunstyrelsen inom ramen för uppsiktsplikten upp berörda nämndernas prognoser?

Bedömning

Vår sammantagna bedömning är att vi bedömer att arbetet med ekonomiska prognoser behöver utvecklas. Vi kan baserat på de underlag vi tagit del av inte bedöma om de prognoser som har tagits fram ger en tillförlitlig bild av nämndens ekonomiska resultat och utveckling.

Inledningsvis konstaterar vi att styrdokumenten tydligt definierar att ansvaret för att ta fram prognoser åligger respektive nämnd. Av kommunfullmäktiges finansiella mål stadgas också att prognossäkerheten ska vara god, Däremot saknas närmare riktlinjer och modeller, inklusive mallar, för prognosarbetet både kommunövergripande och på nämndsnivå.

För samtliga granskade nämnder lyfts dialogerna för ekonomiuppföljning upp som en viktig del i prognosarbetet. Vi delar den uppfattningen. Det gör också att vi sammantaget bedömer att organisationen är tillräcklig, och ansvarsfördelningen är tydlig.

IAN och VON har till viss del dokumentation för prognosarbetet från respektive verksamhetsområde. Vi anser dock att dokumentationen behöver utvecklas för att bättre kunna följa vilka grunder prognosen är upprättad utifrån. Vi anser vidare att prognosarbetet behöver förstärkas med vilka antaganden som har gjorts, i varje fall för större rörliga kostnader. Vi anser därutöver att även barn- och utbildningsnämndens prognos bör utgå från respektive verksamhet. Ett mer strukturerat arbetssätt möjliggör enligt vår bedömning att prognosarbetet systematiskt kan förbättras över tid.

Vi har i vår granskning noterat att budgeten inte är periodiserad utifrån förväntat utfall. Vi menar att såväl uppföljnings- som prognosarbetet kan underlättas av en budget som tar hänsyn till exempelvis säsongsvariationer.

Vi har noterat att inom IAN finns underbudgeterade områden, inklusive sådana som saknar budget. Vi anser att nämnden skjuter problemet framför sig och tar därigenom inte ett tillräckligt ansvar för ekonomin.

Vi bedömer att berörda nämnder löpande följer upp och analyserar resultatet. Vi ser däremot ett behov av att utveckla analysen av prognosen i delårsrapporterna.

Vi konstaterar att kommunstyrelsens uppföljning begränsar sig till delårsrapporterna.

Rekommendationer

Vi rekommenderar att

• kommunstyrelsen och berörda nämnder tar fram anvisningar och metoder inklusive mallar för prognosarbetet.
• berörda nämnder, utifrån vår granskning främst BUN, i samarbete med kommunstyrelsen analyserar vilka interna rutiner som behöver förstärkas för att underlätta prognosarbetet.
• berörda nämnder utvecklar analysen av prognosen i delårsrapporten.
• berörda nämnder utvecklar dokumentationen av prognoserna från respektive verksamhetsområde samt vilka antaganden prognosen bygger på.
• BUN utgår från verksamheternas prognoser.
• berörda nämnder periodiserar budgeten så att den i högre grad motsvarar säsongsvariationer.
• IAN upprättar en mer realistisk budget för samtliga områden.
• berörda nämnder utvecklar rutiner och dokumentation för kvalitetssäkring av prognosen.

Texten här ovanför är en sammanfattning

Om du vill kan du beställa hela dokumentet här: Beställ dokument Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Då måste du ange diarienummer: KS-2022-01192.

Ange hur du vill ha dokumentet:

1. som pdf via e-post. Det är kostnadsfritt men tyvärr kan vi inte skicka den som tillgänglighetsanpassad pdf.
2. utskriven och skickad med vanlig post. Om det är fler än 50 sidor tillkommer en avgift på minst 100 kronor, enligt beslut i kommunfullmäktige 2016.