Granskning av ärendeprocess

Syfte

Syftet med granskningen är att bedöma om den politiska ärendeprocessen inom kommunen är ändamålsenlig.

Bedömning

Vi bedömer att det finns ändamålsenliga styrdokument för den politiska ärendeprocessen. Det finns både formellt beslutade dokument och informella beskrivningar över processen. Dokumenten beskriver ärendeprocessen på tydligt sätt, både övergripande och på detaljnivå. Det framgår även tydligt av styrdokumenten vilka ärenden som ska beslutas i nämnd respektive styrelse eller fullmäktige. Däremot kan det behövas göras vissa förändringar på benämningar av styrdokument.

Ärendeprocessen i Sundsvalls kommun kan delas in i tre övergripande steg innan beslut fattas:

1. fördelning av ärenden
2. tjänstemannaberedning
3. politisk beredning.

Vi bedömer däremot att det inte finns förutsättningar för ett effektivt flöde då en samordnad planering av sammanträdesdagar mellan nämnder och styrelse saknas. Det framgår även att problem med remisstider kan förlänga handläggningen av ärenden.

Vi bedömer att beslut fattas beslut av på rätt nivå i organisationen.

Rekommendationer

Mot bakgrund av vår granskning rekommenderar vi kommunstyrelsen och samtliga nämnder att:

• samordna planeringen av sammanträdesdagar mellan styrelse och nämnder för att säkerställa en mer effektiv ärendehanteringsprocess.
• endast använda befintligt ärendehanteringssystem för att notera vilka ärenden som är på gång för politisk beredning.

Texten här ovanför är en sammanfattning

Om du vill kan du beställa hela dokumentet här: Beställ dokument Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Då måste du ange diarienummer: KS-2022-00234-1.

Ange hur du vill ha dokumentet:

1. som pdf via e-post. Det är kostnadsfritt men tyvärr kan vi inte skicka den som tillgänglighetsanpassad pdf.
2. utskriven och skickad med vanlig post. Om det är fler än 50 sidor tillkommer en avgift på minst 100 kronor, enligt beslut i kommunfullmäktige 2016.