Handläggning avvikelser, händelseanalyser, klagomål
Hälso- och sjukvård

Enhetschef ansvarar för att påbörja handläggning av avvikelse. Medicinskt ansvariga (MAS/MAR) har tillgång till samtliga rapporterade avvikelser men det är enhetschef som ansvarar för att handläggning initieras.

Om det vid enhetschefs eller MAS/MAR första bedömning visar på risk för allvarligare vårdskada, uppstådd vårdskada eller allvarlig händelse ska handläggning ske skyndsamt enligt nedan:

1. Händelse inträffar, registreras i avvikelsesystemet Flexite Om det råder tveksamhet runt händelsen allvarlighetsgrad – rådgör med MAS/MAR
2. Enhetschef informerar MAS/MAR om allvarlig händelse och delger avvikelsenummer i Flexite snarast
3. Enhetschef delger avvikelsen till berörda medarbetare och inhämtar deras skriftliga egna redogörelser inom 7 till 10 dagar.
4. Analysledare utses i samverkan mellan enhetschef och exv. MAS/MAR eller annan nyckelperson. Denne leder det fortsatta arbetet med händelseanalysen.
5. När skriftliga redogörelser inhämtats sammankallar utsedd analysledare, enhetschef MAS/MAR, ansvariga verksamhetschefer och till ett uppstartsmöte för att bestämma arbetsgång och fördelning av uppgifter.
6. Enhetschef/MAS/MAR kommer överens om vem som kontaktar patient och/eller närstående för information om handläggningen/hantering.
7. Patient och närstående uppmuntras att lämna en skriftlig redogörelse över deras upplevelse om händelsen
8. Händelseanalys av brister och förslag till åtgärder avslutas inom fem veckor. Förslag till åtgärder formuleras i samverkan mellan enhetschef och MAS/MAR.
9. Återrapportering av resultat av händelseanalys lämnas till verksamhetschef för att godkänna, förkasta eller revidera åtgärdsförslagen.
10. Patient/närstående informeras om åtgärdsförslagen. Information lämnas av enhetschef.
11. MAS/MAR beslutar om händelsen ska anmälas till IVO som en Lex Maria.
12. Resultat av händelseanalys med tillhörande handlingsplan för åtgärder dokumenteras och delges verksamhetschef och enhetschef för kännedom.
13. MAS/MAR informerar Vård- och omsorgsdirektör om anmälan till IVO. Direktör informerar nämnden.

Patientnämnden, IVO – handläggning

Verksamhetschefer ansvarar för att initiera handläggning av ärenden som kommer från IVO eller Patientnämnden.

Handläggning sker sedan enligt följande:

1. Enhetschef ansvarar för inhämtande av uppgifter för ett underlag till svar. Ärenden som kräver utredning/analys ska vara känt av verksamhetschef.
2. Patient/närstående eller klagande kontaktas för information om hur enhetschef avser hantera frågan, att hen mottagit ärendet och att en återkoppling kommer att ges på hur man ser på det inträffade. Berörda kan med fördel erbjudas ett möte med berörd enhetschef/verksamhetschef.
3. Verksamhetschef ansvarar för information till direktör.
4. Verksamhetschef tar del av svaret innan det går till den klagande, Patientnämnden eller IVO.
5. När enhetschefs avslutat handläggningen av ärendet ska kopia på svar gå till verksamhetschef.
6. Ärendet bereds för svar med nämnden som avsändare där så är befogat

Alla avvikelser ska rapporteras och handläggas. Händelseanalys genomförs vid allvarlig händelse eller risk för allvarlig händelse.