Övernattning - Skolavtal

I kommunala lokaler gäller:

1. Kund/förening bokar arrangemang med övernattning. Hänvisning ges till kund om lämplig lokal. Bokningen läggs fast.
2. Information ges till förhyraren med namn på utevaktmästare som kommer att kontakta denne, eller telefonnummer och namn på person som förhyraren ska kontakta.
3. Utevaktmästare kontaktar förhyraren 7-10 dagar innan lokalen ska nyttjas. Tid bestäms för gemensam genomgång och förbesiktning av lokalen.
4. Vid genomgång och förbesiktning är representant/representanter från förhyraren (de som har ansvaret för säkerheten under arrangemanget i lokalen som bokats) samt utevaktmästare närvarande.
5. Vid genomgång och besiktning går utevaktmästare igenom:

• ”Anvisning för övernattningar i Sundsvalls Kommuns lokaler” samt ”Förläggningslista”
• Utrymningsrutiner vid brand och uppsamlingsplats. Finns även uppsatta på respektive skola
• ”Checklista städning efter övernattning”
• ”Unika rutiner för respektive skola”
• Om förbesiktningen sker i nära anslutning till när lokalen är bokad kan utevaktmästare redan då lämna ut nycklar och larmkort till förhyrarens representant. I annat fall (om förbesiktningen sker flera dagar tidigare) tar utevaktmästare kontakt med förhyraren och lämnar ut nycklar och larmkort dagen innan eller samma dag som lokalen ska nyttjas
• Lokalen besiktas och förhyraren uppmuntras/uppmanas att ta med en kamera för att dokumentera eventuella skador som redan fanns i lokalen.

1. En lista skickas till Räddningstjänsten och berörda förvaltningar via mail
2. Arrangemanget genomförs. Förhyrare är ansvarig för lokalen under hela arrangemanget/bokningen. Utevaktmästare finns tillgänglig via telefon samt utövar tillsyn
   2 gånger per dag på varje skola. Avstämning sker tillsammans med förhyraren.
   
3. Innan förhyraren lämnar den bokade lokalen/lokalerna bestäms tid mellan denne och utevaktmästaren för slutbesiktning. Fördel om det sker i god tid. Ansvarig är utevaktmästare. Slutbesiktningen sker i anslutning till arrangemangets avslutning, vanligtvis söndag klockan 12.00-15.00. Eventuella skador rapporteras, dokumenteras och regleras. Meddelande går till respektive skolas vaktmästare.
   Eventuella kostnader faktureras efter godkännande av K&Fs Föreningsbyrå. Fakturan skickas därefter till förhyrare som nyttjat lokalen. I samband med att fakturan skickas ut lämnas även information till förhyraren om vad fakturan avser.
   

• Om skada upptäcks efter slutbesiktning sker felanmälan till Kundtjänst av respektive skola. Meddelande skickas till Uthyrningsbyrån, därefter sker samma rutin för ersättning av skada.

Faktura skickas till bokande förhyrare gällande kostnader för bokat arrangemang.

Gäller i kommunala lokaler

Klassrum

• Sopa
• Våttorka alla spillfläckar
• Byt soppåsar
• Torka av whiteboardtavlan om den har nyttjats
• Återställ stolar, bord och övriga saker som ni har flyttat på
• Stäng alla fönster och lås rummet efter er

Toaletter

• Byt soppåsar
• Torka av handfat och toalettstol
• Våttorka golvet
• Rengör speglar

Foajé och korridorer

• Torka av alla bord och eventuella stolar
• Sopa golvet
• Våttorka alla spillfläckar
• Byt soppåsar
• Stäng och lås alla dörrar och nödutgångar

Utanför entréer

• Plocka upp allt skräp och tomflaskor som ni vet med er att ni lämnat

Städskrubbar

• Rengör städmaterial
• Byt sopsäckar

Sopor

• Uppsamlingsplats för soporna är innanför entrén
• Alla sopor ska bäras ut till anvisat soprum tillsammans med utevaktmästaren.

Frågor/funderingar:

Kontakta kommunens vaktmästare på telefon: 060-19 15 51 eller

mejl: uthyrningenvaktmastare@sundsvall.se