Idrottshallar - Skolavtal

Drakfastigheter förvaltar och hyr ut idrottshallarna till barn och utbildning (BoU) och kultur och fritid (K&F). BoU hyr lokalerna dagtid vardagar och K&F helger, kvällar och lov. Undantaget är Sporthallen, Njurundahallen och Matforshallen. På dessa anläggningar hyr BoU direkt av K&F.

BoU ansvarar för städning av skolidrottshallarna förutom Sporthallen, Njurundahallen och Matforshallen. Där ansvarar K&F för städningen. Grunden är att städning av lokalerna sker minst varannan dag vardagar. Gäller även under alla lov, förutom sommarlovet. Detta innebär att vecka 1 städas lokalen måndag, onsdag och fredag och vecka 2 städas lokalen tisdag och torsdag. Utifrån beläggningsgrad ska detta ses över varje år, så att städfrekvensen motsvarar beläggningsgraden, vilket kan i vissa hallar innebära tätare städfrekvens. Hygienutrymmen städas varje vardag.

Extrastädning kan beställas av respektive förvaltning vid särskilda tillfällen. Vid synpunkter på städning vänder sig personal till närmaste chef i respektive förvaltning. Separata överenskommelser tecknas för Sporthallen, Njurundahallen och Matforshallen. Städning av utrymmen som BOU hyr av K&F som lärarrum, förråd och liknande ansvarar respektive skola för.

Utrustningslista

På varje skola finns en utrustningslista framtagen där det anges vem som ansvarar för utrusningen. Drakfastigheter, BoU och K&F kan i samma hall äga olika delar av den utrustning som finns. Plats för var utrustning ska förvaras finns markerat i hallarna. Genomgång av utrustningen i hallarna sker en gång per år under juni månad. Representant från respektive skola och från K&F är utsedda att representera respektive förvaltning. Sammanställd lista på personer och kontaktuppgifter finns på uthyrningsbyrån på K&F. Sammankallande till genomgången är K&F.

Rutin vid kvarglömd utrustning

Utrustning som glömts eller lämnats framme i hallarna ska anmälas via DeDU. Respektive förvaltning och skola har utsedda personer som tar emot anmälan och hanterar problemet. Information om åtgärd sker till den som lämnat in anmälan. Mindre problem som felplacerad utrustning i förråd åtgärdas fortlöpande och anmäls inte. Större problem som att innebandysarg lämnats framme i hallen eller utrustning som nyttjas dagtid av skolorna anmäls.

Säkerhetsbesiktning av hallar och utrustning

• Drakfastigheter ansvarar för besiktning av hallar och fast monterad utrustning
• Respektive förvaltning ansvarar för att besiktiga, åtgärda och reinvestera utrustning som ägs av förvaltningen för att säkerställa att skador inte uppstår. Detta ska ske fortlöpande
• Brandsyn sker av BoU och Drakfastigheter där BoU är hyresgäst via Drakfastigheter
• Brandsyn sker av K&F och Drakfastigheter där kultur- och fritidsförvaltningen vidare hyr ut lokalen till BoU

Stöld och skador

• Vid skador på fastighet och utrustning som ägs av Drakfastigheter sker felanmälan till Drakfastigheter – se nedan.
• Vid skador på grund av förslitning på material som ägs av respektive skola hanterar respektive skola detta. Om skada upptäcks av hyresgäst hos K&F anmäler K&F detta till respektive skolas kontaktperson
• Vid skador på grund av förslitning på material som ägs av K&F hanterar K&F detta Om skada upptäcks av skolpersonal anmäles detta till Uthyrningsbyrån.
• Nedan finns rutin för hur anmälan om skada och stöld ska ske.

Rutin vid upptäckt av skadegörelse, inbrott och/eller stöld

Den som upptäcker skadegörelse, inbrott och/eller stöld i en idrottshall ska anmäla det enligt Sundsvalls kommuns rutiner. Information om tillvägagångssätt finns i bilaga 2B – anmälan av skadegörelse.

Uthyrning till externa

Nedan anges vilka hallar som kan hyras ut från 16.00 samt att vissa hallar kan hyras ut på lediga tider under dagtid. BoU lämnar schema till K&F med lediga tider för de hallar som kan hyras ut dagtid.

Idrottshallar som kan hyras ut dagtid

Ekonomi

De tider där K&F hyr ut till externa hyresgäster under tider som BoU är huvudhyresgäst tillfaller intäkten K&F.

Registrering och polisanmälan

Samtliga skador och skadegörelse ska registreras i Sundsvalls kommuns skadesystem SIV. Där skapas och skickas även en polisanmälan på skadorna förutom vid olyckshändelser.

Registrering av skadegörelser

Vid skadegörelser ska verksamheten göra en felanmälan till kundtjänst på telefon 060-19 15 65 eller via felanmälan på Inloggad.

Anmälan vid inbrott och stöld

Vid inbrott och stöld ska verksamheten göra en polisanmälan. Därefter ska du göra en felanmälan till kundtjänst. Uppge samma uppgifter som
i polisanmälan. Ange även diarienumret som polisen har lämnat till dig. Vid stöld ska du uppge det uppskattade värdet av det stulna föremålet. Förlustanmälan av it- eller telefoniutrustning gör du via e-tjänsten i webbshoppen: Förlustanmälan IT/Telefoni

Det är viktigt att

• anmälan görs så snart skadan skett och upptäckts.
• undvika att samma skada anmäls flera gånger. Verksamheten behöver besluta om vem eller vilka som ska göra anmälan till kundtjänst.
• verksamheten hittar rutiner på hur de informerar övriga anställda på arbetsplatsen att anmälan är gjord.

Återkoppling

Du som anmäler ett ärende får återkoppling via e-post eller sms när det är registrerat. Vid behov av kompletterande uppgifter kommer Drakfastigheter att kontakta dig.

Anmälan om skadegörelse

Klotter, glaskross, nedskräpning, skador på byggnad, lekutrustning, skador på eller runt fastigheten, skador på inredning och interiörer inom fastigheten, avsiktlig nedsmutsning med mera är exempel på skadegörelser
som ska anmälas.

Gör så här

• Kontakta kundtjänst på telefon 060-19 15 65 eller via felanmälan på Inloggad.
• Uppge namn, e-post, telefon eller mobilnummer.
• Uppge uppgifter på vad har hänt, när det hände och hur gick det till.
• Uppge om det är avsiktligt eller en olyckshändelse.
• Uppge om det finns behov av åtgärder av skadan.
• Uppge om skadan redan är åtgärdad.
• Polisanmälan görs av Drakfastigheter.
• Uppge om det finns uppgifter på vittnen.
• Uppge om den som orsakat skadan är känd.
• Uppge om något saknas.
• Uppge kontaktperson inom verksamheten som polisen kan kontakta för kompletterande uppgifter.
• Bifoga gärna ett foto i skadegörelseanmälan.