Google Workspace for Education ska behandlas som om det vore ett offentligt rum, ett öppet klassrum. Integritetskänslig, sekretessbelagd eller på annat vis känslig information ska inte sparas eller skapas här.

Känsliga personuppgifter är uppgifter som avslöjar:

• Etniskt ursprung
• Politiska åsikter
• Religiös eller filosofisk övertygelse
• Medlemskap i en fackförening
• Uppgifter som rör hälsa eller sexualliv

Som integritetskänslig information räknas bland annat:

• Personuppgifter som rör elevs personliga förhållanden, till exempel uppgifter som rör elevens kunskapsmässiga eller sociala utveckling
• Beskrivningar om hemförhållanden
• Beskrivning om relationer mellan elever
• Uppgifter som omfattas av sekretess

Observera att ovanstående gäller uppgifter som beskriver en helhetsbild av elevens utveckling. Att i uppgifter som rör specifika kunskapsmål ge konkret återkoppling till eleven, gällande hur långt denne har kommit i förhållande till målen, räknas inte som integritetskänsligt. Utan det är precis detta som Google Workspace for Education ska användas till.

Ansvarig för personuppgifter är Barn- och utbildningsnämnden, Sundsvalls kommun

Skillnader mellan Google Workspace for Education och ett privat Google-konto

Det är stor skillnad på Google Workspace for Education och ett privat Google-konto. De största skillnaderna är:

• Avtalsvillkoren för Google Workspace for Education är hårt reglerade och baserade på nationell och internationell lagstiftning. Villkoren för privata Google-konton bestäms helt av Google.
• Avtalen för Google Workspace for Education reglerar i detalj hur användaruppgifter och data ska hanteras av Googles underleverenatörer och vid avtalets upphörande. När det gäller privata Google-konton måste användaren själv radera data när tjänsten avslutas.
• I Google Workspace for Education ägs all data av kunden, i vårt fall Barn- och utbildning i Sundsvalls kommun. Denna data får inte genomsökas eller användas till någonting av Google. Privata Google-konton genomsöks efter mönster och nyckelord som sedan kan användas för riktad reklam.
• Det förekommer ingen reklam i Google Workspace for Education.

I Google Workspace for Education har skolhuvudmannen (kommunen) fullständigt personuppgiftsansvar.

Avsluta konto

När en elev slutar i den kommunala skolan avslutas elevens konto i Google Workspace for Education efter 30 dagar. Om en elev vill ha kvar sina skolarbeten måste dessa sparas ner av eleven innan kontot avslutas.

Google Takeout Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Handbok

För att enkelt hitta relevant information rekommenderas en digital Handbok. Handboken är främst ett länkbibliotek och länkar till:

• Rubriker i dokumentet - Information som håller över tid finns direkt på sidor i Handboken.
• Delade enheter, mappar och dokument - Information som är intern och uppdateras ofta ligger i Delade enheter i Driven – denna uppdateras där den finns.
• Inloggad - Allmängiltig information för förvaltningen eller kommunen är länkat till Inloggad.

Kopiera Handboken, spara den på lämplig plats, förslagsvis på förskolans/skolans Delade enhet i Driven. Lägg gärna även en länk i menyn i Vklass.

Delad enhet

I en Delad enhet för enheten kan allt läggas som rör personalen. Här skapas mappar och dokument i en tydlig struktur.

• I den Delade enheten för all personal läggs gruppen för enheten till, sök på, BoU-enhetens namn-All personal.
• Behörigheter för Delade enheter och dokument.
  • Tänk på vilken behörighet en grupp och enskilda personer ska ha. Den Delade enheten för all personal har förslagsvis några som är Ansvariga och att gruppen All personal får Läsbehörighet.
  • Det går att ändra behörighet för dokument i en Delad enhet. Exempelvis om gruppen All personal har behörigheten Läsbehörig kan de i enskilda dokument få behörigheten Deltagare eller Innehållshanterare.

Från och med 2023-03-01 kommer det inte längre vara möjligt att logga in på appar från tredje part via det skolkonto som ni tilldelas som elev eller lärare via Sundsvalls kommun. Det betyder att funktionen att logga in via knappar som presenteras på tjänster eller applikationer inte längre kommer fungera med skolkontot.

Denna åtgärd görs av flera anledningar.

1. Med anledning av de säkerhetskrav som finns, vill vi inte tillåta tredjepartsappar att få tillgång till innehåll eller data kopplat till det skolkonto som tilldelas inom Sundsvalls kommun.
2. Skolkontot skall inte användas för att logga in på privata tjänster eller applikationer.
3. När anställning eller skolgången avslutas, kommer kontot också stängas och tas bort, då kommer möjligheten att återaktivera eller logga in på sitt konto försvinna och för den enskilde personen eventuellt också viktig data gå förlorad.Om applikationerna är licensbelagda, exempelvis som Spotify, har inte Sundsvalls Kommun någon möjlighet att återöppna kontot för att ta bort eventuella debiteringsuppgifter.

Om du redan nu vet om att du har använd ditt skolkonto för att logga in på tredjepartsappar som inte är tillåtna av skolan, ber vi dig se över ditt konto och eventuellt säkerställa att du kan logga in på andra sätt, med e-post-adress eller användarnamn. Det är fortfarande möjligt att skapa konton med sin e-postadress inom skolan, det är bara möjligheterna att klicka på knapparna för Logga in med Google eller Fortsätt med Google som tas bort.

Så länge du använder skolkontot i någon form mot en tredjepartsapplikation kan vi aldrig garantera att du efter avslutat anställning eller skolgång kan logga in i applikationerna. Kontot och dess tillhörande e-postadress kommer att raderas inom 90 antal dagar.

Med anledning av de säkerhets- och informationssäkerhets-riktlinjer som finns inom Sundsvalls kommun behöver Barn- och utbildningsförvaltningen säkerställa att vi har kontroll på de uppgifter som dokumenteras i våra dokumenthanteringssystem. Därför kommer vi från och med 2023-05-08 att införa etiketter på nyskapade dokument i Google Workspace-plattformen.

Här hittar du en beskrivning på hur du hanterar etiketter. Word, 894 kB, öppnas i nytt fönster.