Mötes- och evenemangsstrategi för Sundsvalls kommunkoncern

1. Mötes- och evenemangsstrategi för Sundsvalls kommunkoncern

Evenemang och möten skapar tillväxt, stolthet och nya upplevelser för både besökare och invånare. Evenemang som Sundsvall väljer att stötta kan också bidra till att utjämna sociala skillnader och bidra till kompetensförsörjning. Därför är evenemang avgörande för Sundsvalls attraktivitet och är en av flera pusselbitar för att nå målet med 5 000 nya jobb fram till 2030 och för att Sundsvall ska kunna göra en positionsförflyttning till en position som präglas av framtidstro och handlingskraft. För att Sundsvall ska vara en levande och attraktiv plats, särskilt för unga, behöver här finnas olika typer av evenemang. De behöver samtidigt bidra till våra mål om att växa hållbart, med minskad klimatpåverkan, där alla kan leva ett gott liv med acceptabla levnadsvillkor.

2. Syfte och avgränsningar

Syftet med mötes- och evenemangsstrategin är att tydliggöra hur möten och evenemang bidrar till inriktningsmålen i mål-och resursplanen för 2024-2026. Strategin ger riktning för hur vi ska prioritera våra resurser inom Sundsvalls kommun och är därför ett viktigt verktyg för kommunens arbete med såväl att välja som att genomföra eller medfinansiera olika evenemang. Med hjälp av strategin kan vi få evenemangen att bidra till Sundsvalls position som en levande plats där framtiden skapas tillsammans. Vi behöver välja evenemang som bidrar till Sundsvalls positionsförflyttning, men också utifrån vad som passar våra förmågor då det exempelvis gäller föreningsliv, näringsliv och anläggningar. Strategin gäller tills vidare men ska revideras i enlighet med mål som fastställs inför varje mål- och resursplan.

2.1 Evenemangspyramiden

Evenemangspyramiden en vedertagen modell för att dela in evenemang efter geografiskt intresse och utbredning (Shank1999). Den utgör grunden för att tydliggöra vilka typer av evenemang som Sundsvall kan och bör fokusera på.

Nivå 1 – Lokala

Ur bredden växer professionella utövare fram. Det lokala kulturlivet och idrotten utgör med hela sin bredd och rikedom den nödvändiga basen för evenemangen i städer som Sundsvall. Evenemangen inom nivå 1 utgör därför ett viktigt basutbud.

Nivå 2 – Regionala och större lokala

På den lokala nivån finns allt från idrottsevenemang till konserter och teaterföreställningar som stimulerar unga som äldre utövare att aktivt vilja delta.

Nivå 3 – Nationella och internationella

På denna nivå handlar idrotten om landskamper, svenska mästerskapstävlingar samt cuper som vuxit sig stora. Inom kultur och nöjen återfinns större festivaler, profilerade utställningar, stora konserter och liknande evenemang. Ett stort antal mässor och kongresser återfinns också på denna nivå.

Nivå 4 – Större nationella och internationella

På denna nivå återfinns EM och VM inom många idrotter, vissa andra stora idrottsevenemang och de allra största årligen återkommande kultur- och idrottsevenemangen. Här finns även stora kongresser, utställningar, uppsättningar och konserter.

Nivå 5 – Mega

I toppen av pyramiden återfinns de internationellt allra största idrottsevenemangen. Här finns också Världsutställningar och andra stora och unika internationella projekt. Vi bedömer att Sundsvall inte kan konkurrera om evenemang på nivå 5.

Sundsvalls kommunkoncerns mötes- och evenemangsstrategi fokuserar på nivå 2 och 3. Evenemang inom nivå 4 hanteras separat enligt särskilda beslut. Vi ska verka för att evenemang med potential inom nivå 1 och 2 kan utvecklas till en högre nivå.

3. Mål

Sundsvalls kommuns tydliga målsättningar finns formulerade i den beslutade mål- och resursplanen för 2023-2026:

1. 5 000 nya jobb
2. Ett Sundsvall som håller ihop
3. Klimatneutralt Sundsvall
4. En robust kommun

Evenemangen bidrar till samtliga mål och de effekter som vi ser att de ska generera till samhället formuleras i nedan effektmål:

Mål 1 - bidra till Sundsvalls hållbara tillväxt

Mått: ökat antal gästnätter, ökad turistekonomisk omsättning, ökat antal evenemang som arbetar med och synliggör olika dimensioner av hållbarhet (miljömässig, social och ekonomisk).

Mål 2 - bidra till ökad stolthet hos invånarna och näringslivet

Mått: förbättrade resultat i platsvarumärkesundersökningen som genomförs vart tredje år.

Mål 3 - stärka bilden av Sundsvall som en attraktiv plats där det finns handlingskraft, samverkan och innovation

Mått: förbättrade resultat i platsvarumärkesundersökningen som genomförs vart tredje år (associationer samt kännedom), ökad synlighet i medier och sociala medier samt fler lokala evenemang som växer och stärker Sundsvalls varumärke.

4. Kriterier

De kriterier som finns i denna strategi ska användas vid bedömning om Sundsvalls kommun ska ge ekonomiskt stöd till evenemang och möten. Samtliga evenemang och möten ska bedömas utifrån kriterierna och poängsätts efter framtagen utvärderingsmodell vilket resulterar i en helhetsbedömning som leder till beslut.

Bidrar till ökad tillväxt

• Evenemanget ökar antalet inresande (och därmed gästnätter, handel etc), ex om det är flera dagar.
• Graden av egenfinansiering arrangören påvisar och hur planen för externa finansiärer ser ut och presenterar en realistisk budget.
• Hur utvecklingsbart evenemanget är ur ett långsiktigt och affärsmässigt perspektiv, ex om det är återkommande, har potential att öka antalet besökare, partnerskap med andra.
• Arrangören säkerställer att evenemanget har god kvalitet.
• Arrangören har en ordnad ekonomi.
• Evenemang och möten skapar arenor som stärker kultur, idrott och friluftsliv.
• Evenemang och möten lyfter fram och utvecklar strategiska områden inom näringslivet, universitet och offentlig sektor i regionen.

Ger en jämnare säsongsfördelning och variation

• Evenemanget bidrar till att det händer något året runt.
• Evenemanget bidrar till ett varierat utbud och på olika platser i kommunen.
• Evenemanget bidrar till ett jämställt utbud.

Ökar kännedom om platsen Sundsvall

• Evenemanget är synbart i media, gärna i nationella medier.
• Evenemanget har en tydlig plan hur det ska marknadsföras via arrangörens egna kanaler där det framgår att det är i Sundsvall
• Evenemanget får spridning via sociala medier.

Stärker Sundsvallsbornas stolthet

• Evenemanget stärker Sundsvalls identitet.

Stärker Sundsvalls varumärke

• Evenemanget visar att Sundsvall är en plats där det finns samverkan, innovation och handlingskraft.
• Evenemanget vänder sig till Sundsvalls prioriterade målgrupper: talanger, boende, näringsliv och besökare. En särskilt prioriterad målgrupp är unga kvinnor samt barn och ungdomar.

Stärker Sundsvall som en hållbar plats

• Arrangören försöker påverka besökaren och samarbetspartners att göra hållbara val.
• Arrangören gör själv hållbara val utifrån ekonomisk, miljömässig samt social hållbarhet.
• Evenemanget är tillgänglighetsanpassat.
• Arrangören har en plan för att motverka användande av narkotika och dopningsmedel.

5. Strategiska vägval för organisation och arbetssätt

För att de mål som finns i denna strategi ska kunna uppnås behöver vi skapa en effektiv organisation så att det finns goda förutsättningar för arrangörerna att genomföra sina evenemang med hög kvalitet. Goda förutsättningar innebär exempelvis arenor (inom- och utomhus), el, bussförbindelser och parkeringar. Organisationen ska vara effektiv och ändamålsenlig med relevant kompetens, tydligt mandat och resurser. Även om vi ska erbjuda en väg in för arrangörerna så behöver flera funktioner inom kommunkoncernen samverka i arbetet med evenemang. Det är viktigt att hela kommunkoncernen strävar åt samma håll. Utifrån mötes- och evenemangsstrategin ska också Sundsvalls kommun proaktivt söka upp och välja möten och evenemang som stödjer de mål och de kriterier som finns i denna strategi.

5.1 Principer

Vi har valt att beskriva viktiga utgångspunkter för organiseringen av evenemangsarbetet inom Sundsvalls kommun utifrån en evenemangsprocess - från mottagande, planering och uppföljning till värvning och utveckling.

Mottagande

Det ska vara enkelt att få kontakt och hitta rätt person att prata med – en tydlig väg in för arrangören. Det ska också vara enkelt att förstå vilka möjligheter som finns i Sundsvalls kommun och vad som gäller för att arrangera ett evenemang eller möte. Alla arrangörer som tar kontakt om ett evenemang eller möte ska snabbt få svar om vad som gäller. Det finns också tydliga riktlinjer om vad som gäller för exempelvis vatten, park och torg och det finns enkla checklistor för arrangörerna eller medarbetare att ta del av. Det framgår tydligt hur arrangörerna kan marknadsföra sitt möte eller evenemang och vilka kriterier som gäller.

Planera och följa upp

Sundsvalls kommun bjuder in arrangörer, föreningar och besöksnäringen till möten för att samla in uppgifter och lägga in kommande evenemang och möten i ett årshjul. Årshjulet finns som ett verktyg för att både kommunen och arrangörer bättre ska kunna planera och avsätta resurser, men också för att göra oss medvetna om vad som saknas och vilka luckor som finns över året.

Varje möte och evenemang som får ekonomiskt stöd ska utvärderas utifrån det förväntade resultatet. Efter avslutat evenemang ska arrangören utvärdera effekterna av evenemanget och skicka in en ekonomisk redovisning enligt framtagna rutiner.

Värva och utveckla

Vi lokaliserar och erbjuder samarbete med de arrangörer och lokala värdar som har förutsättningar för att locka hit möten och evenemang.

Vi ser till att det finns bra, informativt och säljande material om Sundsvall som destination och som är enkel för våra samarbetspartner att använda.

Vi deltar på aktuella aktiviteter, workshops och mässor och arrangerar visningsresor för att nå nya aktörer.

Vi är proaktiva och tar själva kontakt med arrangörer och evenemang som vi vill ha hit till Sundsvall

Vi har kunskap och resurser för att genomföra eller stödja BID-processer (ansökningar).

6. Relaterade dokument

Andra dokument som berörs av och berör en mötes- och evenemangsstrategi.

• Mål- och resursplan för 2023-2026
• Varumärkesplattform för platsen Sundsvall
• Strategi för strategiska samarbeten