Bättre service med automatiserade beslut – först ut elevresor

Under våren 2022 har lagförändringen förberetts på nationell nivå. Under tiden har det pågått ett arbete inom Sundsvalls kommun där verksamhet, juridik och teknik krokat arm för att skapa förutsättningar för att fatta automatiserade beslut. De automatiserade besluten kommer att finnas i ärenden som styrs av tydliga regelverk och där det är juridiskt möjligt. På så sätt skapas förutsättningar för snabb och effektiv service.

– Sundsvalls kommun ska vara kommunen som aldrig stänger. Service och beslutsfattande är en dygnet-runt-verksamhet som är tillgänglig utifrån våra invånare och företagares behov. Det är självklart något som vi ville ta tillfället i akt att nyttja så snart vi kan, både för Sundsvallsbornas och verksamhetens skull, berättar Marcus Matteby, CIO/CDO på Sundsvalls kommun.

Första beslutet gäller Elevresor

Den första automatiserade beslutsprocessen är elevresor, via den söker gymnasieelever busskort för resor till och från sin skola.

Ansökan sker genom en e-tjänst där avståndet mellan bostadsadress och skola kontrolleras via RPA-teknik, Robotic Process Automation. Det kan ses som en digital medarbetare som automatiserar vissa arbetsflöden. Tidigare har en handläggare behövt gå in och manuellt hantera beslut av varje ärende, men detta kommer från och med nu att ske automatiskt. Återkoppling sker sedan digitalt till de som ansökt.

– Det här kommer innebära bättre service genom både snabbare beslut och bättre återkoppling på ärenden, berättar Sara Söderlund, nämndsekreterare och robotförvaltare på Barn och Utbildningsförvaltningen, som deltagit i arbetet med att automatisera processen för Elevresor.

Mikael Nordlander, ansvarig för automatisering tillägger:

– Vi har gjort mindre tekniska justeringar för att möjliggöra detta, men det var egentligen inget jättestort jobb. Nu fokuserar vi på att hitta fler processer är förbättra.

Specialkost blir nästa steg

Nästa process där automatiserade beslut är på gång är ansökan för specialkost. Där kommer automatiserade beslut att fattas från och med augusti i år.

– Vi kommer tillsammans med verksamheten fortsätta identifiera potentiella processer så att vi kan utveckla verksamheten och förbättra för Sundsvallsborna, säger Emelie Holmlund, Utvecklings- och förbättringsledare för fokusområdet Effektiv kommun där initiativet kring automatiserat beslut ingår.

Länkar

Mer om utveckling i Sundsvalls kommun Länk till annan webbplats.