Distanssammanträden för förtroendevalda
Ordföranden kan besluta att det politiska sammanträdet ska genomföras digitalt på distans.
Saker du behöver tänka på när du deltar på distans:
- Anslut i god tid. Gärna en kvart innan sammanträdet startar så att det kan säkerställas att allt fungerar.
- Ha din kamera på datorn/läsplattan påslagen under hela sammanträdet så att du syns i bild.
- Mikrofonen ska vara avstängd när du inte har ordet.
- Tänk på att nämndernas sammanträden som huvudregel är slutna och ibland avhandlar ärenden som omfattas av sekretess. Det innebär att ingen annan ska kunna ta del av ärenden som diskuteras på sammanträdet vare sig det sker via bild, ljud eller sammanträdeshandlingar.
- Om du av någon anledning behöver lämna sammanträdet under pågående möte så måste du meddela detta till ordföranden.
Digitala verktyg som användas vid distanssammanträden
I Sundsvall kommun används som huvudregel Skype vid nämndsammanträde med deltagande på distans. Det är ordföranden som avgör vilket digitalt verktyg som lämpar sig för sammanträdet utifrån ärendenas karaktär.
Vid sammanträden är huvudregeln att ledamöter och tjänstgörande ersättare ska vara på plats i sammanträdeslokalen.
Om en förtroendevald i stället önskar vara med på distans så är det ordföranden som behöver godkänna det. Ordföranden kan också besluta att ett sammanträde ska genomföras helt digitalt på distans.
Om en distansdeltagande ledamot förlorar internetuppkopplingen eller på annat sätt förlorar de tekniska förutsättningarna för att deltaga i sammanträdet avgör ordföranden när en ersättare ska inträda.
Justerarnas närvaro
Justerare kan vara med på distans om de har möjlighet att uppfatta det som händer i samma utsträckning som de som är på plats i sammanträdeslokalen (vilket är en förutsättning för distansdeltagande).
Om något beslut ska justeras omedelbart är det dock nödvändigt att justeringspersonen kan ta sig till justeringsplatsen eftersom protokollet behöver undertecknas fysiskt.
I kommunallagen framgår att deltagande på distans ska ske på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor. Detta medför att alla ledamöter och tjänstgörande ersättare behöver synas i bild och kunna höras.
Om en distansdeltagande ledamot förlorar internetuppkopplingen eller på annat sätt förlorar de tekniska förutsättningarna för att delta i sammanträdet avgör ordföranden när en ersättare ska inträda.
Rutin när icke-tjänstgörande ersättare får tekniska problem med ljud- och bildöverföringen
Om en icke-tjänstgörande ersättare deltar på distans, och på grund av tekniska problem förlorar ljud- och/eller bildöverföring, så innebär det att denne inte längre är närvarande på sammanträdet. Sammanträdet kan fortsätta som vanligt.
Ledamöter ska som huvudregel alltid synas i bild.
Om tjänsten som används inte tillåter att alla syns i bild samtidigt ska det åtminstone vara möjligt att klicka på bilden för en ledamot och få in den rörliga bilden.
Den som har ordet ska synas i bild. Ersättare som inte är tjänstgörande kan delta utan att synas i bild.
Vad gäller åhörare på kommunfullmäktige finns inga krav på att dessa ska kunna se samtliga deltagande ledamöter under hela sammanträdet. Samma sak gäller deltagande tjänstepersoner.
Hur deltagarna begär ordet vid distanssammanträden
Ordföranden avgör hur ordet begärs och det kan skilja sig åt mellan de olika nämnderna.
Kontakt
Caroline Grafström
Kommunsekreterare, kommunstyrelsekontoret
Telefon: 060-19 21 03
E-post: caroline.grafstrom@sundsvall.se
Patrik Jansson
Kommunsekreterare, kommunstyrelsekontoret
Telefon: 060-19 14 96
E-post: patrik.jansson@sundsvall.se
Patrik Jonsson
Kommunsekreterare, kommunstyrelsekontoret
Telefon: 060-19 14 05
E-post: patrik.jonsson@sundsvall.se