Allmän handling och sekretess

Handlingar är allt som innehåller information av något slag: texter, bilder eller information lagrad på annat sätt, till exempel i en dator eller på ett usb-minne. En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och är inkommen till eller upprättad hos myndigheten.

Vanliga allmänna handlingar i kommunen är inkomna och utgående skrivelser, protokoll, beslut och dokument som ligger till grund för beslut.

Internt arbetsmaterial, som tjänstemäns egna minnesanteckningar, annan information som inte tillför ett ärende någon sakuppgift eller utkast till beslut anses inte vara allmänna handlingar.

Grundregeln är att alla allmänna handlingar är offentliga om informationen inte är sekretessbelagd.

Ja, alla till kommunen inkomna förfrågningar, mejl och försändelser är allmänna handlingar. Det innebär att uppgifterna är offentliga om de inte är sekretessbelagda enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Synpunkt Sundsvall

Om du som medborgare skickar in en fråga via synpunktsformuläret i Synpunkt Sundsvall registreras den som en allmän handling. Allmänna handlingar som är offentliga är dokument som alla medborgare har rätt att läsa.

Sekretess betyder förbud att avslöja en uppgift. Förbudet gäller vare sig det sker muntligen eller genom att allmän handling lämnas ut eller att det sker på något annat sätt. Vad som omfattas av sekretess anges i en särskild lag, offentlighets- och sekretesslagen. Om en allmän handling innehåller information som omfattas av sekretess får hela eller delar av handlingen inte lämnas ut.

Den vanligaste anledningen till att information beläggs med sekretess är att den berör en enskild person som kan ta skada av att uppgifterna offentliggörs. En individs hälsotillstånd eller personliga förhållanden är exempel på vad som är skyddat av sekretess. En annan vanlig anledning till sekretess är att skydda det allmännas ekonomiska intresse vid exempelvis upphandling.

Det är kommunen själv som med stöd av lagen avgör vilka uppgifter som omfattas av sekretess. Ett brev som skickas till kommunen med påskriften "hemligt" eller "konfidentiellt" på blir inte sekretessbelagd om det inte finns stöd för det i lagen.

Kommunen måste registrera, förvara och arkivera allmänna handlingar. Vissa handlingar registreras i förvaltningarnas diarium medan andra handlingar kan hållas ordnade på annat sätt. Det är kommunens registratorer som oftast ordnar de allmänna handlingarna i diariet, som i sig är en allmän handling.

Det finns inget gemensamt diarium för Sundsvalls kommun. På varje förvaltning finns en registratorsfunktion som du kan kontakta om du har frågor angående deras allmänna handlingar och utlämnande. Vissa handlingar, som exempelvis protokoll från fullmäktigemöten finns redan publicerade för allmänheten på sundsvall.se.

På sidan Diarium, arkiv och sekretess hittar du mer information om var inom kommunen du kan vända dig om du vill ta del av en allmän handling.

Kommunen har vid utlämnande rätt att ta betalt för kopior av allmänna handlingar enligt fastställd taxa.

Taxa för kopior av allmänna handlingar i Sundsvalls kommun, pdf Pdf, 243 kB, öppnas i nytt fönster.

Du behöver inte tala om vem du är när du begär att ta del av allmänna handlingar. Du behöver inte heller berätta varför du vill ha handlingarna. Kommunen får bara fråga efter ditt namn eller syftet med begäran om det behövs för att kunna göra en sekretessprövning.

När din begäran om att få ta del av en allmän handling kommer in, prövar den som hanterar din begäran om:

• den efterfrågade handlingen finns hos myndigheten
• det är en allmän handling
• uppgifter i den omfattas av sekretess.

Om en ansvarig tjänsteperson hos kommunen inte låter dig ta del av den allmänna handlingen kan du begära att få ett skriftligt beslut av myndigheten. Ett sådant beslut kan överklagas till kammarrätten.