Nytt boknings- och bidragssystem

Sundsvalls kommun lanserar nytt boknings- och bidragssystem, Smartbook.

Systemet ska underlätta för föreningar, organisationer och privatpersoner att boka idrottsanläggningar och för ideella föreningar att söka föreningsbidrag. Det ska vara lätt att boka lokal och söka bidrag och nu ska det bli enklare att göra det på ett och samma ställe, utan krångliga pappersformulär.

Från och med 17 maj 2021 krävs det en inloggning för att kunna boka anläggning och ansöka om föreningsbidrag i Sundsvalls kommun. För att få tillgång till inloggningen måste en administratör registreras för varje förening och organisation. Alla föreningar och organisationer som är registrerade hos oss idag har fått informationen om registrering via e-post den 26 april 2021.
Är din förening eller organisation inte registrerad hos oss så kontaktar du Föreningsbyrån, se kontaktuppgifter nedan.

Den person hos er förening som har administratörsbehörighet i boknings- och bidragssystemet Smartbook kommer kunna lägga upp information om föreningen, vilka i föreningen som ska kunna göra bokningar och andra inställningar som ni vill ha. Ni kan alltså vara flera personer som kan ansvara för olika uppgifter i boknings- och bidragssystemet.

Från och med 1 juni kommer ni i Smartbook kunna se alla era framtida bokningar som är gjorda i det tidigare systemet Interbook Go. Efter 1 juni stängs Interbook Go ned.

För att boka eller söka bidrag

Här kommer du till Sundsvalls kommuns boknings- och bidragssystem Smartbook

Från och med den 17 maj 2021 skapar du som privatperson inloggning direkt i boknings- och bidragssystemet med ditt mobila bank-id. Länk till Smartbook LÄNK
Från och med 1 juni kommer ni i Smartbook kunna se alla era framtida bokningar som är gjorda i det tidigare systemet Interbook Go. Efter 1 juni stängs Interbook Go ned.

För att boka eller söka bidrag

Här kommer du till Sundsvalls kommuns boknings- och bidragssystem Smartbook

17 maj 2021 Boknings- och bidragssystemet öppnar!
30 maj 2021 Sista dag att ansöka om verksamhetsbidrag för studieförbund.
4 juni 2021 Sista dag för säsongsbokningsansökningar för inomhusanläggningar hösten 2021/våren 2022

Bakgrund

Sundsvalls kommun boknings- och bidragssystem underlättar för föreningar, privatpersoner och organisationer att boka idrottsanläggningar och söka föreningsbidrag. Det ska vara lätt att boka anläggning och söka bidrag – utan pappersblanketter och på ett och samma ställe.

Startsida

https://sundsvall.actorsmartbook.se/
Klicka på Mina sidor och logga in med bank-id.
Privatperson        = privatperson eller företag
Förening              = representant för förening

Är du knuten till flera föreningar, klicka på förening och välj sedan vilken förening du vill logga in för.

Förening

I inloggat läge kan utsedd administratör för föreningen redigera föreningsuppgifterna. För att redigera trycker du på pennan. Trycker du på frågetecknet kommer en film som visar hur du gör. Tryck på Sundsvall kommun loggan så kommer du tillbaka till startsidan.

Föreningsinformation

Kontrollera att föreningsinformationen stämmer, uppdatera vid behov.

Utbetalningsinformation

Kontrollera att uppgiften stämmer. Om inte, ta kontakt med Föreningsbyrån. Uppgifterna kan endast ändras av handläggare hos Sundsvalls kommun.

Medlemmar

Lägg in antalet medlemmar som föreningen hade den 31 december föregående år. Antalet läggs in under respektive ålderskategori och kön. Här uppdaterar ni årligen.

Publika bokningar

Här anger du om föreningsnamnet ska visas i den publika bokningskalendern så andra kan se när er förening har bokade tider.

Dokument

De dokument som är obligatoriska att ladda upp är:

  • Årsmötesprotokoll
  • Verksamhetsberättelse
  • Resultat- och balansräkning
  • Revisionsberättelse
  • Stadgar
  • Hyresavtal – om er förening brukar söka hyresbidrag
  • Lagfart eller nyttjanderättsavtal – om er förening söker anläggningsbidrag eller driftbidrag till föreningsägd samlingslokal

Dessa dokument byter ni årligen ut, så snart ni haft ert årsmöte!

Kontaktpersoner

De roller som är obligatoriska att fylla i är ordförande, kassör och revisor. Bokar din förening lokaler måste minst en bokningsansvarig finnas inlagd.

Du tilldelar kontaktpersonerna olika behörigheter och kan även koppla dem till grupper om ni väljer att lägga in grupper.

Föreningsregister

  • Här lägger ni in de områden föreningen är verksam i, det går att välja flera.
  • Ange de verksamheter föreningen har, det går att välja flera även här.
  • Är föreningen med i en riksorganisation så anges den också.
  • Skulle föreningstypen som finns inlagd inte stämma eller om det saknas uppgift lägger ni in det.

Bokning

Från och med 1 juni 2021 finns alla bokningar som är gjorda i tidigare bokningssystem synliga här. Här kommer även framtida bokningar att synas. Här kan du välja att sortera befintliga bokningar på datum, grupp, bokningsobjekt med mera.

Avboka

Genom att klicka på befintlig bokning kan du lätt avboka enligt gällande avbokningsregler.

Skapa bokning

  1. Skapa bokning.
  2. Filtrera på typ av objekt eller aktivitet för att lättare hitta det objekt du söker.
  3. Klicka på objektet du vill boka. Vita fält är bokningsbara.
  4. Ställ dig på den tid du vill boka och klicka så kommer du vidare.
  5. Fyll i uppgifterna, beroende på om er förening får direktboka eller skicka bokningsförfrågan så visas valbart alternativ.

 

Bidrag

Bidrag som finns att söka

Här visas de bidrag som finns att söka för din förening. Är bidraget öppet för ansökan trycker du på Ansök, här under finns mer info om bidraget och en mall att fylla i och skicka in för att ansöka.

Dina bidragsansökningar

Här kan du följa handläggningen av sökta och tidigare beviljade bidrag.

Grupper och deltagare

Här kan du skapa undergrupper, tex A-lag, C-gruppen. Scoutföreningar som ska närvaroregistrera lägger upp sina grupper och deltagare här för att sedan kunna närvaroregistrera.

Närvaro

Närvaroregistreringen gäller inte för föreningar som är anslutna till Riksidrottsförbundet och som söker och beviljas LOK-stöd.
Övriga föreningar som söker aktivitetsbidrag registrerar närvaro här.

Företag och övrig organisation

Är ni kund sedan tidigare hos oss och har anmält administratör loggar du in som privatperson. Du kan göra säsongsansökan redan nu och från vecka 36, 2021 kan du boka enstaka tider. Din bokning kopplas sedan av handläggare till det företag som du är administratör för.

Är ni inte kund hos oss sedan tidigare registrerar ni er under ny kund ikonen.

Privatperson

Under min profil kontrollerar du att alla uppgifter stämmer, här kan du ändra och lägga till uppgifter. Du kan även ändra ditt lösenord.
Klicka på Sundsvalls kommun eller rullgardinen uppe till vänster så kan du göra olika val.

Vill du boka en enstaka tid i idrottsanläggning, klicka på boka lokal. Tre veckor före önskad tid finns tiden tillgänglig att boka. Du bokar och betalar direkt. Denna möjlighet erbjuds från vecka 36, 2021. Mer information finns under punkten skapa bokning ovan.
Vill du ansöka om en återkommande tid för en hel säsong, klicka på säsongsansökan. De säsonger som finns tillgängliga att söka syns här. Se beskrivning under punkten Säsongsansökan.

Säsongsansökan

Här ansöker du om tider för en hel säsong. Om ni är flera lag eller grupper så ansöker ni om alla träningstider här på ett och samma ställe. Er ansökan kommer sedan att behandlas och ni kan se i Smartbook när ansökan är godkänd eller avslagen.

  • Välj den säsong du vill ansöka tider till.
  • Välj dag, tid, objekt, vilka ska använda tiden (ungdom eller vuxen), tryck på ansök.
  • Ny flik kommer upp. Välj bokningstyp, aktivitetstyp och verksamhetstyp.
  • Bocka ur de tillfällen som ni ej vill ansöka om.
  • Tryck på ansök, nu är er ansökan för vald träningstid inskickad.
  • Upprepa om ni vill ansöka om fler tider.

Om er ansökta tid ligger utanför öppettid, visas öppettider i rött under ansökningsknappen. Första året blir det ett större arbete för er att ansöka, nästa år kan ni välja att återansöka tidigare säsongs bokade tider.

Chattfunktion

Via chatten kan du kommunicera med handläggare om bokning eller bidrag. Du kan anmäla fel i lokalen du hyrt och som du vill uppmärksamma oss på. Chatten bemannas vardagar klockan 9-16.

Kontaktuppgifter

Bokningsfrågor:
Uthyrningsbyrån, 060-19 15 50  uthyrningsbyran@sundsvall.se

Bidrag och föreningsfrågor:
Föreningsbyrån, 060-19 84 00  foreningsbyran@sundsvall.se

Här kommer vi att samla frågor och svar allteftersom frågor om det nya bidrags- och bokningssystemet kommer in.

Kontakt

Föreningsbyrån Bidrag och service till din förening

060-19 84 00

Magasinsgatan 12
852 34 Sundsvall

Öppettider

Stängt för besök
Telefontider
Måndag 13.00-16.00
Tisdag-torsdag 09.00-16.00

Uthyrningsbyrån Uthyrning av anläggningar och lokaler

060-19 15 50

Sundsvalls kommun
Uthyrningsbyrån
851 85 Sundsvall

Besöksadress:
Idrottens Hus, Gärdehov
Johannedalsvägen 121

Öppettider

Stängt för besök.
Du når oss på telefon eller mejl tills vidare.
Telefontid: Måndag-fredag 08.00-12.00

Var sidan till hjälp?

  • Om du lämnar personuppgifter här kommer vi att behandla dessa enligt dataskyddsförordningen GDPR. Läs mer på sundsvall.se/personuppgifter. Det du skriver skickas direkt till den som uppdaterar sidan.