Fakturera kommunen

Från och med 1 april, år 2019 är det lag på att du som är leverantör till Sundsvalls kommun debiterar oss via e-faktura. Läs mer om vad lagen säger här riksdagen.se Länk till annan webbplats.
Alla som ska fakturera kommunen ska skicka e-faktura enligt standarden Peppol BIS peppol.eu Länk till annan webbplats. Kravet gäller alla inköp, även direktupphandlingar. PDF-fakturor och andra bildformat räknas inte som e-fakturor.

E-fakturor ger flera fördelar för både leverantörer och Sundsvalls kommun.
De:

• sparar tid och minskar risken för fel
• gör det enklare att automatisera fakturahantering, rapportering och bokföring
• ökar säkerhet och spårbarhet
• minskar kostnader och miljöpåverkan

Ni som leverantör ska använda rätt standard för e-faktura och fylla i alla uppgifter som krävs enligt anvisningarna på denna sida.

Fakturor till Sundsvalls kommun och kommunens bolag ska skickas enligt standarden Peppol BIS Billing. Det är ditt ansvar att använda rätt format och att fakturan innehåller korrekt information enligt lagstiftning och avtal.

Om ett äldre format används, exempelvis Svefaktura, ansvarar ni för att fakturan konverteras till Peppol-format. Ni ansvarar även för kostnader som är kopplade till utveckling, användning och underhåll av systemstöd för e-fakturering och de kommunikationssätt som krävs.

Endast uppgifter som ingår i standarden beaktas vid fakturahantering. Underlag för exempelvis utlägg eller vidarefakturering kan bifogas e-fakturan. Bilagor bör i första hand skickas i formatet PDF/A-1 eftersom formatet är anpassat för digitalt långtidsbevarande.

Följande bilageformat kan tas emot:

• .pdf
• .txt
• .jpeg
• .jpg
• .tif
• .tiff
• .gif
• .png
• .csv
• .ods
• .fods
• .xls
• .xlsx
• .xlsm
• .docx

Er fakturabild i PDF-format ska inte bifogas och kommer inte att beaktas.

Även om fakturor ska skickas elektroniskt är det viktigt att rätt fakturaadress finns registrerad i kundregistret. Då kan även annan information, exempelvis betalningspåminnelser, komma fram och hanteras korrekt och skyndsamt.

Faktura via leverantörsportal

Om e-faktura inte kan skickas via ett affärssystem finns möjlighet att kostnadsfritt registrera fakturan i leverantörsportalen. Begäran om inbjudan skickas till sscleverantor@sundsvall.se.

När begäran har behandlats skickas en inbjudan från adressen noreply.raindance.se@cgi.se. Mejlet har ämnesraden: Raindance Leverantörsportal – inbjudan från Sundsvalls kommun.

Har du redan ett konto?

Logga direkt in i leverantörsportalen, supo.raindancesaas.se. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Skulle du uppleva att länken inte fungerar så testa att öppna den i en annan webbläsare.

En faktura ska innehålla

• beställarens referensnummer, för mer information se "Referens" nedan

• företagsnamn

• företagets organisationsnummer

• fakturanummer och fakturadatum

• bank- eller postgironummer

• leveransadress

• specificerad moms

• vad fakturan avser.

Du måste också

• ange om du är godkänd för F-skatt

• ställa fakturan till Sundsvalls kommun och inte till enskild tjänsteman.

Det ska tydligt framgå vad fakturan avser

• En beskrivning av vad som köpts in och i vilken mängd
• Datum för beställning
• Datum för leverans, produktion eller färdigställande.

Arbetskostnad

Om fakturan även omfattar arbetskostnader ska det framgå vilket uppdrag eller projekt kostnaden avser samt vem eller vilken funktion som har utfört arbetet.

Rabatter och pålägg

Rabattsatser och pålägg ska beräknas och specificeras för varje rad.

Avtalad betalningsplan

Om fakturan är kopplad till en avtalad betalningsplan, till exempel vid större byggprojekt, ska fakturan specificera vad som levererats och i vilka mängder, och vilken betalning i ordningen (så kallat lyft) som fakturan gäller.

Det är mycket viktigt att varje faktura innehåller en referens, en kod på fyra till tio tecken. Två exempel på referens är: 5SAJN och 3MAT21RUN. En referens kan också bestå av enbart siffror. Det är beställaren i kommunen som är ansvarig för att lämna referensnummer.

Referens på e-faktura

För att fakturan ska hamna rätt krävs att referensen ligger i rätt fält på e-fakturan, se exempel nedan:

Visningsexempel, Peppol:
cbc:BuyerReference3MAT21RUN</cbc:BuyerReference>

Den aktuella köparens namn och fakturaadress ska framgå i fält "för information om köparen" i e-fakturan. Nedan följer en lista över samtliga köpare samt fakturaadresser för Sundsvalls kommun och våra kommunala bolag.

• Din Tur AB
  Fakturor
  851 85 Sundsvall
• Medelpads Räddningstjänstförbund
  Fakturor
  851 85 Sundsvall
• Midlanda Flygplats AB
  Fakturor
  851 85 Sundsvall
• Mitthem AB
  Fakturor
  851 85 Sundsvall
• MittSverige Vatten och Avfall AB
  Fakturor
  851 85 Sundsvall
• Nordanstig Vatten AB
  Fakturor
  851 85 Sundsvall
• Norra Kajen Exploatering AB
  Fakturor
  851 85 Sundsvall

• Ostkustbanan 2015 AB
  Fakturor
  851 85 Sundsvall
• Reko Sundsvall AB
  Fakturor
  851 85 Sundsvall
• ServaNet AB
  Fakturor
  851 85 Sundsvall
• SKIFU AB
  Fakturor
  851 85 Sundsvall
• Stadsbacken AB
  Fakturor
  851 85 Sundsvall
• Sundsvall Elnät AB
  Fakturor
  851 85 Sundsvall
• Sundsvall Energi AB
  Fakturor
  851 85 Sundsvall
• Sundsvall Logistikpark AB
  Fakturor
  851 85 Sundsvall
• Sundsvall Oljehamn AB
  Fakturor
  851 85 Sundsvall
• Sundsvall Vatten AB
  Fakturor
  851 85 Sundsvall
• S-valls kommun Härsta 9:5 AB
  Fakturor
  851 85 Sundsvall
• S-valls kommun Servicehus AB
  Fakturor
  851 85 Sundsvall
• Sundsvalls Hamn AB
  Fakturor
  851 85 Sundsvall
• Sundsvalls kommun
  Fakturor
  851 85 Sundsvall
• Timrå Vatten AB
  Fakturor
  851 85 Sundsvall

För att undvika felaktig fakturering är det viktigt att rätt kod anges för det aktuella bolaget.

Organisationsnummret används för att identifiera bolagen. Koden ska anges på följande sätt: 007: bolagets organisationsnummer.

Nedan följer en lista över Peppol-ID för Sundsvalls kommun och våra kommunala bolag.

• Sundsvalls kommun
  0007:2120002411
• Din Tur AB
  0007:2220002923
• Medelpads Räddningstjänstförbund
  0007:2220000422
• Midlanda Flygplats AB
  0007:5569324832
• Mitthem AB
  0007:5560676982
• MittSverige Vatten och Avfall AB
  0007:5566618756
• Nordanstig Vatten AB
  0007:5567108864
• Norra Kajen Exploatering AB
  0007:5567213946
• Ostkustbanan 2015 AB
  0007:5590216262
• Reko Sundsvall AB
  0007:5565032587
• ServaNet AB
  0007:5567659296
• SKIFU AB
  0007:5564371424
• Stadsbacken AB
  0007:5564786654
• Sundsvall Elnät AB
  0007:5565027223
• Sundsvall Energi AB
  0007:5564786647
• Sundsvall Logistikpark AB
  0007:5567897383
• Sundsvall Oljehamn AB
  0007:5567444533
• Sundsvall Vatten AB
  0007:5565030326
• S-valls kommun Härsta 9:5 AB
  0007:5590600010
• S-valls kommun Servicehus AB
  0007:5569747966
• Sundsvalls Hamn AB
  0007:5560158072
• Timrå Vatten AB
  0007:5562809656

• Fakturan ska skicka snarast möjligt efter utförd tjänst, dock senast en månad efter att tjänsten har utförts.
• faktureringsavgift eller expeditionsavgift får inte tas ut.
• Dröjsmålsränta får ta ut enligt räntelagen. Kommunen betalar dröjsmålsränta tidigast från dag 30 efter att fakturan kommit in.

Dröjsmålsränta accepteras inte för faktura med avvikelser vid till exempel:

• felaktigt eller ofullständig faktura,
• pris som avviker från avtalat pris,
• felaktig eller ofullständig adress.

Betalningsvillkor

Om parterna inte har avtalat något annat betalar kommunen fakturan inom 30 dagar efter att kommunen tagit emot en korrekt faktura och godkänt leveransen.

Nedan visas exempel på hur uppgifterna på en e-faktura i Peppol BIS Billing 3 (EN 16931-1) standard kan fyllas i.

Beställarreferens

Ange beställarreferens i elementet: cbc:BuyerReference

Byt ut "[Beställarreferens]" mot den kod eller referens som beställaren angett till exempel 5SAJN

Visningsexempel:
<cbc:BuyerReference>Beställarreferens</cbc:BuyerReference>

Köparens Peppol-ID eller GLN-kod

Ange köparens Peppol-ID i elementet: cac:AccountingCustomerParty/cac:Party/cac:EndpointID.

Använd attributet schemeID för att ange typ av identifierare. Värdet 0007 anger att identifieraren är ett organisationsnummer.

Visningsexempel:
<cbc:EddpointID schemeID="0007">2120002411>

Orderreferens

För ordernummer används elementet cac:OrderReference och numret i fältet fylls i cbc:ID. Byt ut "[Ordernummer]" mot det unika numret på den inköpsorder som fakturan refererar till.

Visningsexempel:

<cac:OrderReference>
<cbc:ID>Ordernummer</cbc:ID>
</cac:OrderReference>

Kontraktsreferens

Ange avtalsnummer i elementet cac:ContractDocumentReference/cbc:ID.

Byt ut Avtalsnummer mot avtalsnumret för det avtal som fakturan gäller.

Visningsexempel:
<cac:ContractDocumentReference>
<cbc:ID>avtalsnummer</cbc:ID>
</cac:ContractDocumentReference>

Abonnemangsnummer eller referens till faktureringsobjekt

• Ange abonnemangsnummer eller annan referens till faktureringsobjekt enligt exemplet nedan.
  
• Byt ut Abonnemangsnummer mot det unika numret för abonnemanget eller faktureringsobjektet.
• Attributet schemeID="ACD" anger identifieringssystem. Värdet 130 i DocumentTypeCode visar att referensen avser ett abonnemangsnummer.

Visningsexempel:
<cac:AdditionalDocumentReference>
<cbc:ID schemeID="ACD">Abonnemangsnummer</cbc:ID>
<cbc:DocumentTypeCode>130</cbc:DocumentTypeCode>
</cac:AdditionalDocumentReference>

Referens till tidigare faktura

För att ange en referens till en tidigare faktura på en e-faktura, använd följande element:

<cac:BillingReference>
<cac:InvoiceDocumentReference>
<cbc:ID>Fakturanummer</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>Fakturadatum</cbc:IssueDate>
</cac:InvoiceDocumentReference>
</cac:BillingReference>

Byt ut:

• Fakturanummer mot numret på den tidigare fakturan
• Fakturadatum mot fakturans datum.

Om fakturanumret är unikt behöver ni inte ange fakturadatum.

Exempel med två refererade fakturor med numren 123 och 124:

Exempel 1-Faktura nummer som inte är unikt:
<cac:BillingReference>
<cac:InvoiceDocumentReference>
<cbc:ID>123</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2022-10-20</cbc:IssueDate>
</cac:InvoiceDocumentReference>
</cac:BillingReference>

Eftersom fakturanummer 123 inte är unikt behöver ni även ange fakturadatum för att identifiera rätt faktura.

Exempel 2- Unikt faktura nummer:
<cac:BillingReference>
<cac:InvoiceDocumentReference>
<cbc:ID>124</cbc:ID>
</cac:InvoiceDocumentReference>
</cac:BillingReference>

Eftersom fakturanummer 124 är unikt räcker det att ange fakturanumret.

Information om säljaren

Nedan exempel hur information om säljaren kan se ut i UBL, som inkluderar följande information:

Elektronisk adress (cbc:EndpointID)

Säljarens identifiering (cac:PartyIdentification och cbc:ID)

Säljarens namn (cac:PartyName)

Säljarens adress (cac:PostalAddress)

Momsuppgifter (cac:PartyTaxScheme)

Registreringsuppgifter (cac:PartyLegalEntity).

Artikelinformation

Nedan finns exempel på en fakturarader i UBL som inkluderar följande information:

• Radnr: cbc:ID (1)
• Radanteckning: cbc:Note (Anteckning på radnivå)
• Kvantitet och enhetstyp: cbc:InvoicedQuantity (500 stycken)
• Radbelopp exklusive moms: cbc:LineExtensionAmount (10 000 kr)
• Faktureringsperiod: cac:InvoicePeriod (2023-02-01—2023-02-28)
• Artikelinformation: cac:Item (Artikelbenämning, beskrivning av artikel, säljarens artikelnummer och UNSPSC-kod)
• Prisinformation: cac:Price (Nettopris på 20 kr, prisrabatt på 20 kr och bruttopris exklusive moms på 40 kr)

<cac:InvoiceLine>
<cbc:ID>1</cbc:ID>
<cbc:Note>Anteckning på radnivå</cbc:Note>
<cbc:InvoicedQuantity unitCode="EA">500</cbc:InvoicedQuantity>
<cbc:LineExtensionAmount currencyID="SEK">10000</cbc:LineExtensionAmount>
<cac:InvoicePeriod>
<cbc:StartDate>2023-02-01</cbc:StartDate>
<cbc:EndDate>2023-02-28</cbc:EndDate>
</cac:InvoicePeriod>
<cac:Item>
<cbc:Name>Artikelnamn</cbc:Name>
<cbc:Description>Beskrivning av artikel</cbc:Description>
<cbc:SellersItemIdentification>Artikelnummer</cbc:SellersItem Identification>
<cac:ClassifiedTaxCategory>
<cbc:ID>S</cbc:ID>
<cbc:Percent>25.0</cbc:Percent>
<cac:TaxScheme>
<cbc:ID>VAT</cbc:ID>
</cac:TaxScheme>
</cac:ClassifiedTaxCategory>
<cac:CommodityClassification>
<cbc:ItemClassificationCode ListID=”TST”>UNSPSC-
kod</cbc:ItemClassificationCode>
</cac:CommodityClassification>
</cac:Item>
<cac:Price>
<cbc:PriceAmount currencyID="SEK">20</cbc:PriceAmount>
<cbc:BaseQuantity unitCode="EA">1</cbc:BaseQuantity>
<cac:AllowanceCharge>
<cbc:ChargeIndicator>false</cbc:ChargeIndicator>
<cbc:Amount currencyID="SEK">20</cbc:Amount>
<cbc:BaseAmount currencyID="SEK">40</cbc:BaseAmount>
</cac:AllowanceCharge>
</cac:Price>
</cac:InvoiceLine>

Utländska fakturor hanteras på samma sätt som övriga fakturor och ska följa samma krav på elektronisk fakturering och innehåll som ovan.