2022-10-27 Protokoll 5 SVAB

§ 45 Sammanträdets öppnande

Ordföranden förklarar mötet öppnat.

§ 45A Val av protokollsjusterare

Att jämte ordföranden justera dagens protokoll föreslås Magnus Forsberg.

§ 45B Godkännande av dagordning

Styrelsen beslutar

att godkänna föreslagen dagordning, med tillägg för
informationspunkt §46 E. Information MSVA-gruppens
säkerhetsarbete.

§ 45C Godkännande av föregående protokoll

Styrelsen beslutar

att godkänna protokoll från styrelsemöte 2022-09-22.

A. VD Informerar

VD Informerar är en stående punkt vid varje styrelsemöte.

Informationen är av mer allmän karaktär, som inte behandlas under någon annan punkt vid styrelsemötet. Styrelsen har möjlighet att i förväg meddela önskemål om information.

Anneli Wikner informerar denna gång om:

• Affärsplan 2023 med plan för framtiden
• Strategidagen december 2022.

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

Informationsunderlag

• VD-info oktober 2022
  

B. Återrapportering Dataskydd

TMatts Boman informerar om sitt uppdrag som dataskyddsombud, samt skillnaden mellan dataskyddsförordningen (GDPR) jämfört med tidigare personuppgiftslag.

Vidare informerar Matts Boman om tillsynsområdena i tillsynen för MSVA-gruppen.

Utifrån genomförd tillsyn finns inget behov att gå vidare med ytterligare granskning eller åtgärd

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

Återrapportering Dataskydd

• Presentation tillsyn GDPR 2022, MSVA-gruppen
• Tillsyn dataskydd 2022, MSVA-gruppen.

C. Media och kommunikation, årlig uppföljning

Annika Ågebrant och Magnus Wiklund informerar om den årliga uppföljningen av statistik i digitala kanaler, media och samtalsuppföljning, samt ger exempel på aktiviteter som gjorts under året.

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

Informationsunderlag

• Media kommunikation styrelsen 2022 okt

D. Fördjupad utredning avloppsstrategi, Sundsvall

Maria Roos och Malin Tuvesson om status för de fördjupade utredningarna för Sundsvalls framtida avloppshantering, samt fortsatt process och beslutsgång.

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

Informationsunderlag

• Fördjupande utredningar, avloppshantering Sundsvall

E. Information MSVA-gruppens säkerhetsarbete

Johan Sällström och Emelie Näs informerar om
MSVA-gruppens säkerhetsarbete med avseende på:

• Presentation av funktionsföreträdare
• Organisation/ledning av säkerhetsarbetet
• Långsiktigt arbete
• Genomförda åtgärder
• Strategi/tänk
• Eskaleringstrappa.

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

Informationsunderlag

• Lägesbild, MSVA-gruppens säkerhetsarbete

Beslut

Styrelsen beslutar

att fastställa framlagt förslag till budget för SVAB för 2023 och SVAB-koncernen för 2023;

att godkänna affärsplan 2023-2026;

att överlämna den fastställda budgeten och affärsplanen 2023-2026 till Stadsbacken AB; samt

att fastställa schablonfördelning av kostnader för 2023.

Ärendet

Styrelsen behandlar de ekonomiska delarna i förslag till budget för 2023 med tillhörande affärsplan för tiden 2023-2026.

Under 2022 har omvärldsfaktorer som vi inte råder över påverkat samhället och våra kommuner. De verksamhetsmässiga och ekonomiska
riskerna har varit svårbedömda, i takt med stigande inflation och prisökningar samt snabbt höjda räntenivåer.

Avgiftshöjningen i 2023 års VA-taxa baserades på förutsättningarna under våren, efter detta har
både elpriser och räntor ökat kraftigt vilket medför ett underskott under 2023. Dock är detta i linje med vår ambition att inte höja mer än nödvändigt, och medför i stället en större justering under 2024.

Hur 2023 och kommande år kommer att fortsätta att utvecklas är mycket svårbedömt och därmed också påverkan på ekonomi, verksamhet och
kunder. Men vi vidtar alla åtgärder vi kan i form av kostnadsbesparingar, omförhandlingar, inbromsningar och prioriteringar för att minska
kostnadseffekten för våra kunder.

Vår ambition är att vi ökar våra ordinarie kostnader exklusive ränta väl under prisutvecklingen vi ser i
samhället. Trots detta har vi viktiga satsningar kommande år som vi är tvungna att genomföra relaterade till lag- och miljökrav och kommunens
tillväxtambitioner.

Vid fördelning av MSVAs kostnader till anläggningsbolagen har vissa övergripande funktioner fastställda schabloner (procentfördelningar).

Orsaken är att för dessa funktioner sker arbetet på övergripande nivå för MSVA-gruppen som helhet, vilket försvårar tidrapportering till specifika
anläggningsbolag och kostnadsställen.

Det finns även övergripande kostnader som inte kan fördelas på timbasis.

Inför 2023 har en schablonfördelad verksamhet tillkommit, utifrån beslutet att organisera om digitaliserings- och informationssäkerhetsarbetet.

De schabloner som är framtagna för 2023 har genomgått en utvärdering utifrån 2022 års erfarenheter och statistik. Utifrån utvärdering finns
inget behov av att förändra de procentuella schablonfördelningarna inför 2023, dock tillkommer schablonfördelning för den tillkommande
verksamheten.

Beslutsunderlag

• 4årsplan - SVAB 2023-2026, Styrelserapport
• Affärsplan 2023 med plan för 2024-2026
• Beslutsärende schablonfördelning 2023
• Bilaga 1 Jämförelse schablonfördelning 2023 med 2022.

Beslut

Styrelsen beslutar

att uppdra till VD att ansöka och underteckna låneramsansökan om sammanlagt (lån och checkkredit) och maximalt 1 780 mnkr hos
Sundsvalls kommun; samt

att styrelsen uppdrar till Ewa Thorén med Helena Nordin som ersättare, att från och med 2023-01-01 till och med 2023-12-31, för företagets räkning nyupplåna, det vill säga öka företagets skulder under nämnda period, med maximalt 270 mnkr; samt

att styrelsen uppdrar till Ewa Thorén med Helena Nordin som ersättare, att från och med 2023-01-01 till och med 2023-12-31, för företagets räkning omsätta lån, det vill säga låna upp belopp motsvarande belopp på de lån som förfaller till betalning under nämnda period.

Ärendet

Ewa Thorén informerar om behovet av att utse ansvarig person i kontakter med internbanken för att förtydliga handläggning och ansvar för bolagets lånebehov.

Ärendet

En uppföljning har genomförts av de kommunfullmäktigebeslut som överlämnades vid årsstämman i maj.

Beslutsunderlag

• Ansökan om låneram Sundsvall Vatten AB 2023.

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna internkontrollrapporten för 2022 och uppdra till VD att skicka internkontrollrapporten till Stadsbacken AB för handläggning.

Ärendet

Ewa Thorén informerar om genomförd internkontroll 2022. Resultatet rapporteras till ägaren i respektive kommun i MSVA-gruppen.

Beslutsunderlag

• Internkontrollrapport 2022, MSVA-gruppen
• Självdeklaration 2022, MSVA-gruppen.

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna internkontrollplanen för 2023 och uppdra till VD att genomföra internkontroll enligt upprättad plan.

Ärendet

Styrelsen behandlar framtaget förslag till internkontrollplan för 2023. Förslaget innebär ett utvecklat arbetssätt för utvärderingen av samtliga
väsentliga risker under året och är en anpassning till ägarkommunernas hantering.

Återrapportering till MSVA gruppens styrelser och ägare kommer ske löpande i samband med tertialuppföljningen av affärsplanen.

Beslutsunderlag

• Internkontrollplan 2023.

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna slutrapporteringen av projekt Solhaga Spill- och dagvattenledningar; samt

att godkänna projektavslut.

Ärendet

Tomas Larsson informerar om genomförd investering, som beslutades 2019-05-23, § 32.

För en robust lösning av dag- och spillvattenproblematik i berört område bedömdes en åtgärd med anläggande av ny dagvattenledning vara det enda gångbara alternativet.

Åtgärden har medfört möjlighet till utbyggd
separering av dag- och spillvatten i angränsande område, som ger minskad belastning på spillvattennätet och avloppsreningsverk.

Projektet beviljades en investering om 11,5 mnkr och projektets slutkostnad slutade på 11,49 mnkr.

Beslutsunderlag

• Beslutsärende Slutrapportering Solhaga Spill- och dagvattenledningar.

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna slutrapporteringen av projekt Norra Kajen nytt VA i lokalgator DP 1A; samt 

att godkänna projektavslut.

Ärendet

Tomas Larsson informerar om genomförd investering, som beslutades 2019-05-23, § 30.

Sundsvall växer och vi blir fler sundsvallsbor, det ställer krav på fler bostäder. VA-investeringen har genomförts för att möjliggöra bostäder i stadsdelen Norra kajen DP1A.

Projektet beviljades en investering om 10,0 mnkr och projektets slutkostnad slutade på 9,3 mnkr.

Beslutsunderlag

• Beslutsärende Slutrapportering Norra Kajen nytt VA i lokalgator DP 1A.

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna föredragningen; samt

att godkänna reinvesteringen av nytt luftningssystem till Fillan avloppsreningsverk med en budget på 8 mnkr.

Ärendet

Tomas Larsson informerar om att den utrustning som ingår i luftningssystemet för den biologiska reningen vid Fillans avloppsreningsverk är från 90-talets början.

Syftet med föreslagen investering är att optimera samt till stora delar förnya luftningssystemet
till de fyra biologiska luftningsbassängerna.

Genom att förnya luftningssystemen skapas bättre förutsättningar för att säkerhetsställa en optimerad drift av det biologiska reningssteget, både
med hänsyn till process och energiförbrukning.

Budget är beräknad till 8 mnkr och projektet planeras att genomföras under våren 2023.

Beslutsunderlag

• Beslutsärende Optimering luftning Fillan avloppsreningsverk.

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna planerade arbeten för detaljplaneområde Alliero och dess anslutande ledningsstruktur enligt underlag; samt

att bevilja utökning av investeringsprojektet med 25 mnkr till totalt 55 mnkr.

Tomas Larsson informerar om kommunens exploatering av området Alliero, mellan Idrottsparken och Folkets Park. För att kunna exploatera området behöver det genomföras om- och tillbyggnationer av vatten-, spillvatten- och dagvattenledningar, samt upprättas nya
förbindelsepunkter. SVAB kommer att utföra alla om- och tillbyggnader söder om Universitetsallén, som krävs för det nya området.

Investeringen har tidigare behandlats och beslutats av styrelsen i SVAB 2021-10-28, § 42.

Projektbudgeten var en grovuppskattning på 30 mnkr, som bestod av nyinvesteringar på 26 mnkr och reinvesteringar på 4 mnkr. Beslutet var nödvändigt att ta i ett tidigt skede, för att följa kommunens tidplan och påbörja projekteringen.

Efter att fördjupade utredningar och projektering utförts så behöver budgeten justeras och öka med 25 mnkr till 55 mnkr.

Största anledning till fördyring är kapacitet på befintligt ledningsnät samt att höjderna på
befintlig ledningsstruktur inte kan hantera avledningen av det nya exploateringsområdet.

Medfinansiering från kommunen/exploatören fördelas enligt överenskommen procentfördelning. I dagsläget SVAB 60 procent och Sundsvalls kommun 40 procent. Detta fastställs i exploateringsavtal mellan parterna.

Beslutsunderlag

• Beslutsärende Alliero.

Beslut

Styrelsen beslutar

att efter slutrapport, § 51, ta bort Solhaga Spill- och
dagvattenledningarfrån styrelseloggen;

att efter slutrapport, § 52, ta bort Norra Kajen nytt VA i lokalgator, DP 1A från styrelseloggen;

att lägga till ärende § 53 Optimering luftning Fillan
avloppsreningsverk till styrelseloggen; samt

att lägga till ärende § 54 Alliero till styrelseloggen

Beslut

Styrelsen beslutar

att styrelsen har tagit del av ärenden för kännedom.

Beslutsunderlag

• REKO-2022-00029-3 Protokollsutdrag § 101 Avfallstaxa 2023

Inga övriga frågor noteras.
Nästa sammanträde: Strategidag MSVA-gruppen

Datum: 2022-12-16
Tid: 09:30-15:00
Plats: Villa Marieberg

Ordföranden tackar för visat intresse och avslutar sammanträdet.