2022-05-31 Protokoll Konstituerande Stadsbacken AB

Ordföranden hälsar alla välkomna och förklarar dagens sammanträde öppnat.

Kim G Ottosson utses att jämte ordföranden justera dagens protokoll.

Beslut

Styrelsen beslutar
att fastställa utsänd dagordning daterad 2022-05-23.

Beslutsunderlag

Kallelse inklusive ärendelista daterad 2022-05-23.

(SBAB-2022-00025)

Beslut

Styrelsen beslutar
att fastställa förslag till arbetsordning för styrelsen i Stadsbacken AB, daterad 2022-04-26.

Ärendet

Enligt aktiebolagslagen ger arbetsordningen styrelsen anvisningar om dess interna arbetsfördelning, sammanträden och ekonomisk rapportering. Det finns inget krav för privata aktiebolag att upprätta en arbetsordning, men Stadsbacken har ändå valt att ha denna dokumentation för att tydliggöra styrelsens arbetssätt.

Arbetsordningen ses över årligen och fastställs på första sammanträdet efter årsstämma, eller i övrigt vid behov.

Överläggning

Styrelsen beslutar enligt att sats ovan.

Beslutsunderlag

• PM-Beslut - SBAB-2022-00025 - Arbetsordning för styrelsen, 2021-04-29
• Arbetsordning för styrelsen, 2022-04-26.

(SBAB-2022-00026)

Beslut

Styrelsen beslutar
att fastställa attest- och utanordningsinstruktion för Stadsbacken AB, daterad 2022-04-26.

Ärendet

Enligt aktiebolagslagens (ABL) 8 kap § 4 är styrelsen ansvarig för bolagets angelägenheter. I detta ingår bland annat att se till att skapa säker och ändamålsenlig organisation, rutiner och kontrollinstrument.
En del i detta ansvar är att – när förändring sker – fastställa en attest- och utanordningsinstruktion.

I Stadsbacken AB:s attest - och utanordningsinstruktion står namn uppgivna på personer från Deloitte AB som är deklarationsombud. För att inte binda upp uppdraget på personnivå, föreslås därför att namnen på Deloitte AB:s personal tas bort i attest - och utanordningsinstruktionen.

Överläggning

Styrelsen beslutar enligt att sats ovan.

Beslutsunderlag

• PM-Beslut - SBAB-2021-00026 - Attest- och utanordningsinstruktion - Stadsbacken AB, 2022-04-26
• Attest och utanordningsinstruktion, 2022-04-26.

(SBAB-2022-00027)

Beslut

Styrelsen beslutar

att fastställa instruktion för VD i Stadsbacken AB, enligt förslag daterat 2022-04-26.

Ärendet

VD ska enligt 8 kap. § 29 aktiebolagslagen (ABL), sköta den löpande förvaltningen enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. Privata aktiebolag är inte skyldiga att utfärda VD-instruktion. Styrelsen rekommenderas ändå att ställa ut en arbetsordning till VD för att tydliggöra dennes uppdrag. VD:s ansvar för bolagets verksamhet enligt ABL begränsas dock inte genom denna instruktion.

Överläggning

Styrelsen beslutar enligt att sats ovan.

Beslutsunderlag

• PM-Beslut - SBAB-2022-00027 - Instruktion för verkställande direktören, 2021-04-29
• VD-Instruktion, 2022-04-26.

(SBAB-2022-00028)

Beslut

Styrelsen beslutar
att bolagets firma skall tecknas, förutom av styrelsen, av VD och en styrelseledamot i förening, två styrelseledamöter i förening, samt av VD beträffande uppgifter som VD har att sköta enligt 8 kap. 29 § aktiebolagslagen.

Ärendet

Enligt gällande arbetsordning ska styrelsen på första styrelsemötet efter ordinarie årsstämma, utse firmatecknare för bolaget. Förslaget är att styrelsen beslutar att firman tecknas, förutom av styrelsen, av en av ledamöterna i förening med verkställande direktören. VD har dessutom enligt 8 kap 36 § aktiebolagslagen rätt att teckna firman beträffande uppgifter som ligger på VD, enligt 29 § samma kapitel.

Detta förslag innebär ingen ändring från föregående år.

Överläggning

Styrelsen beslutar enligt att sats ovan.

Beslutsunderlag

• PM-Beslut - SBAB-2022-00028 – Firmateckning, 2022-04-26
• Firmatecknare, 2022-04-26.

(SBAB-2022-00029)

Beslut

Styrelsen beslutar
att godkänna redovisade bisysslor för verkställande direktören, enligt VD:s anmälan av bisysslor, daterad 2022-04-25.

Ärendet

Stadsbacken AB följer Sundsvalls kommuns riktlinjer för bisysslor, senast fastställda 2015-11-12. Där framgår att kommunen ser allvarligt på förtroendeskadliga bisysslor och att bisysslor ska anmälas till närmsta chef. VD bör anmäla bisysslor till styrelsen för ställningstagande.

Överläggning

Styrelsen beslutar enligt att-sats ovan.

Beslutsunderlag

• PM-Beslut - SBAB-2022-00029 - Anmälan om bisyssla – VD, 2022-04-26
• Blankett Bisyssla, 2022-04-25.
  

(SBAB-2022-00030)

Beslut

Styrelsen beslutar
att ändra föreslagna mötesdatum 9 december 2022, 17 mars 2023 och 21 april 2023 till 12 december 2022, 24 mars 2023 och 27 april 2023 samt
att med ovanstående ändringar fastställa förslag och preliminära förslag till sammanträdesdatum och hålltider för ekonomisk rapportering 2022-2023 samt 2023-2024, enligt bilaga 2022-04-26.

Ärendet

Styrelsen ska enligt sin arbetsordning fastställa tidpunkterna för sammanträdesdatum och ekonomirapporering vid det sammanträde som närmast följer efter årsstämman. Förslaget omfattar verksamhetsår 2022-2023. För att underlätta planeringen av inlämningstider för ärenden har ett förslag till preliminära sammanträdesdatum för 2023-2024 också tagits fram. Förslagen omfattar ordinarie sammanträden, styrelsedagar samt träffar med koncernens dotterbolag.

Överläggning

Vid sammanträdet 2021-05-28 fastställde styrelsen preliminära sammanträdesdatum för 2021-2022. Inga förändringar föreslås. Styrelsen beslutade om ovanstående ändringar i framlagt förslag.

Beslutsunderlag

• PM-Beslut - SBAB-2022-00030 - Datum för sammanträden och ekonomiska rapporter 2022-2023 samt preliminära datum för 2023-2024, 2022-04-26
• Sammanträdesplanering, 2022-04-26.

Datum och Tid:

• 31 maj 2022.

Plats:

• Storgatan 22.

Ordföranden tackar för visat intresse och förklarar därmed sammanträdet avslutat.