2022-02-18 Protokoll 1 Reko

§ 1 Sammanträdets öppnande

Ordföranden förklarar mötet öppnat.

§ 1A Val av protokollsjusterare

Att jämte ordföranden justera dagens protokoll föreslås Martin Jägesten.

§ 1B Godkännande av dagordning

Styrelsen beslutar
att godkänna föreslagen dagordning.

§ 1C Godkännande av föregående protokoll

Styrelsen beslutar
att godkänna protokoll från styrelsemötena 2020-10-29.

A. VD informerar

VD Informerar är en stående punkt vid varje styrelsemöte.

Informationen är av mer allmän karaktär, som inte behandlas under någon annan punkt vid styrelsemötet. Styrelsen har möjlighet att i förväg meddela önskemål om information.

Anneli Wikner informerar denna gång om:

• Covid-19
• Aktuellt hos våra ägarkommuner
  • valår med sikte på nästa mandatperiod
• Kommande möten
• Några aktuella upphandlingar/avtal
• Status i aktuella tvister, tillsyn och incidenter med mera
• Översyn organisation; Säkerhet och digitalisering
• MSVA-gruppens årsredovisning/bokslut 2021 i sammanfattning.

Informationsunderlag

• VD-info februari 2022.

B. Information, avfallstaxa 2023

Jonas Strandberg informerar om beslutad konstruktion för avfallstaxan, som är beslutad av kommunfullmäktige och gäller från 1 januari 2023. Styrelsen diskuterar inför kommande förslag till nivåer för avfallstaxan 2023 och beslutar att ha ett arbetsmöte 29 april 2022, klockan 13.00.

Jonas Strandberg informerar vidare om pågående upphandlingar samt avslutade remisser gällande bostadsnära insamling av förpackningar samt insamling av biologiskt avfall.

Från årsskiftet har Reko även ett utökat ansvar för bygg- och rivningsavfall, vilket kortfattat innebär att vi ska ta emot allt byggavfall som inte är producerat i yrkesmässig verksamhet.

C. Uppföljning, Sundsvalls natur- och friluftsplan

Anneli Wikner informerar om att Sundsvalls kommuns natur- och friluftsplan antogs av kommunfullmäktige 2018-01-29, § 10 (KS-2017-00681-3). Genom den gav kommunfullmäktige i uppdrag till alla nämnder och bolag att ta fram handlingsplaner som visar hur de ska medverka till att genomföra natur- och friluftsplanen.

Kommunstyrelsen ansvarar för att följa upp vad nämnder och bolag har gjort för att uppfylla målen i kommunens natur- och friluftsplan. Detta har gjorts genom fyra frågor som respektive nämnd eller bolag ska besvara.

Vår bedömning är att av bolagen SVAB och Reko är det endast SVAB som kan påverka att målen i Sundsvalls kommuns natur- och friluftsplan uppnås, utifrån dagvattenrelaterade aspekter.

Det sker genom SVAB:s roll och medverkan i Sundsvalls kommuns dagvattenforum, exempelvis Dagvattenrådet.

Beslut

Styrelsen beslutar
att anta upprättat förslag till årsredovisning med bokslut för 2021 för Reko, vilken ska överlämnas till bolagsstämman för fastställelse och till Stadsbacken AB för kännedom.

Ärendet

Företas till behandling förslag till årsredovisning med bokslut för år 2021 för Reko. Therese Malmgren går igenom MSVA-gruppens revision för 2021. Revisionen innehåller inte några anmärkningar mot styrelsens och VDs sätt att handha sina uppgifter.

Ewa Thorén inleder avstämning av MSVA-gruppens strategiska mål. Under strategiska målet Nöjda kunder informerar Annika Ågebrant om bland annat genomförd kundundersökning under hösten 2021. Ewa Thorén fortsätter med strategiska målet Hållbar samhällsutveckling och lyfter arbetet med Klimatneutrala 2030, hållbar avtalsuppföljning och våra förutsättningar för finansiering.

Under strategiska målet Effektivt arbetssätt informerar Anna Andreasson och Johan Moritz om pågående arbete med att digitalisera VA-anläggningsinformationen (projekt YMER).

Lena Jönsson avslutar med strategiska målet Framgångsrika medarbetare och informerar om arbetsmiljöarbetet under 2021 och valda HR-nyckeltal.

Beslutsunderlag

• MSVA Hålllbarhetsredovisning 220210
• Reko Styrelserapport 202112
• Reko ÅR 2021
• Revisionsrapport MSVA-gruppen
• Uppföljning Helår Affärsplan 2021 med plan 2022-2024
• Reko Granskningsrapport ÅR 2021.

Beslut

Styrelsen beslutar
att ordinarie årsstämma med Reko hålls den 24 maj 2022 med början klockan 10.00.

Ärendet

Förslag till datum för årsstämman är anpassat till Stadsbacken ABs tidplan.

Beslut

Styrelsen beslutar
att godkänna framtaget svar på rekommendationer från KPMG; samt
att uppdra till VD att översända svaret till KPMG.

Ärendet

Ewa Thorén informerar om att Sundsvall kommuns revisorer via KPMG har gjort en särskild granskning av projektstyrningen i bolagen inom Stadsbackenkoncernen.

KPMG har begärt att respektive styrelse lämnar synpunkter på de slutsatser som finns redovisade i rapporten senast 1 mars 2022. Det innebär för MSVA-gruppen att de av Stadsbacken AB helägda bolagen SVAB och Reko ska lämna in synpunkter till KPMG.

MSVA-gruppens projektrutin ses över regelbundet och vid behov förändras och utvecklas den. Den granskas årligen i samband med bokslutsrevisionen av de auktoriserade revisorerna, som för närvarande är KPMG.

Rekommendationen Bolagen ska överväga att utveckla och fördjupa den riskanalys som sker inför varje specifikt projekt föranleder ingen åtgärd, utan nuvarande rutiner anses vara tillräckliga.

Rekommendationen Diskussion kring projektmodellen och eventuella anpassningar/ justeringar löpande sker inom MSVA-gruppen. Skulle det anordnas löpande träffar mellan bolagen i kommunkoncernen som ett särskilt erfarenhetsutbyte kommer vi att delta.

Beslutsunderlag

• Beslutsärende Granskning av projektstyrning
• Bilaga 1 Rapport, Granskning av projektstyrning
• Bilaga 2 Svar till KPMG.

Beslut

Styrelsen beslutar
att inga nya ärenden ska läggas till styrelseloggen; samt
att uppdatera ärendemeningen för loggärendet Uppföljning av besöksstatistik Johannedal med åtgärder.

Nya ärendemeningen lyder enligt följande:
Utreda behov av att lämna grovavfall via ÅVC, mobil ÅVC, grovsopshämtning eller annat alternativ och lämna åtgärdsförslag (Avfallsplan för Sundsvalls kommun 2020-2030 åtgärd 3).

Beslut

Styrelsen beslutar
att styrelsen har tagit del av ärenden för kännedom.

Beslutsunderlag

• MSVAB-2021-00102-1 Protokoll kommunfullmäktige 2021-09- 27 § 186 Valärenden
• MSVAB-2021-00105-1 Riktlinje för incidenthantering ver 1.0.docx
• MSVAB-2021-00123-1 Protokoll kommunfullmäktige 2021-10- 25 §214 Valärenden
• MSVAB-2021-00126-1 Protokoll kommunfullmäktige 2021-10- 25 § 216
• MSVAB-2021-00138-1 Protokollsutdrag från Kommunstyrelsen sammanträde den 2021-11-15
• MSVAB-2022-00007-1 Riktlinjer för mobila enheter v 1.0
• MSVAB-2022-00012-1 Protokollsutdrag styrelselogg
• MSVAB-2022-00013-1 Protokollsutdrag internkontrollplan 2022
• NVAB-2021-00049-2 Beslut-2021000258-KS-§ 86.

Planerat studiebesök i juni 2022

Styrelsens lyfter önskemål om att besöka HEMAB vid planerat studiebesök i juni, för att titta på rötningsanläggningen som tillverkar fordonsgas.

Nästa sammanträde; extra styrelsemöte

Datum: 18 mars 2022
Tid: klockan 16.15-16.45
Plats: genomförs digitalt.

Arbetsmöte

Datum: 29 april 2022
Tid: klockan 13.30-14.30
Plats: MittSverige Vatten & Avfalls kontor, konferensrum Grönsta.

Nästa ordinarie sammanträde; styrelsemöte

Datum: 25 maj 2022
Tid: klockan 9.00-11.00
Plats: MittSverige Vatten & Avfalls kontor, konferensrum Grönsta.

Ordföranden tackar för visat intresse och avslutar sammanträdet.