2021-10-29 Protokoll 5 REKO

§ 36 Sammanträdets öppnande

Ordföranden förklarar mötet öppnat.

§ 36A Val av protokollsjusterare

Att jämte ordföranden justera dagens protokoll föreslås Desislava Cvetkova.

§ 36B Godkännande av dagordning

Styrelsen beslutar

att godkänna föreslagen dagordning.

§ 36C Godkännande av föregående protokoll

Styrelsen beslutar

att godkänna protokollen från styrelsemöte 2021-09-24.

A. VD informerar

VD Informerar är en stående punkt vid varje styrelsemöte.

Informationen är av mer allmän karaktär, som inte behandlas under någon annan punkt vid styrelsemötet. Styrelsen har möjlighet att i förväg meddela önskemål om information.

Anneli Wikner informerar denna gång om:

• Ärenden i MSVAs styrelser för kännedom
• Ärenden i våra ägarkommuner i övrigt
• Regionala miljömålen-avstämning
  Avstämning via Sundsvalls kommun. Rapporten finns utlagd i Samarbetsrum, under MSVAs styrelsematerial för mötet i oktober 2021.
  
• Medarbetarenkäten-resultat 2021
• Strategidagen 17 december.

Informationsunderlag

• VD-info oktober 2021.

B. Media och Kommunikation, årlig uppföljning

Annika Ågebrant informerar om den årliga uppföljningen av statistik i digitala kanaler, media och samtalsuppföljning, samt ger exempel på aktiviteter som gjorts under året.

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

Informationsunderlag

• Media kommunikation styrelsen 2021 oktober.

C. Uppföljning av besöksstatistik Johannedal

Jonas Strandberg informerar om genomförd mätning av besökare vid återvinningscentralen i Johannedal. Mätningen har genomförts som en del i åtgärd 3 i avfallsplanen - utreda behov av att lämna grovavfall. Mätningen har pågått under tre månader.

Kartläggningen visar att antalet besök under perioden har varit cirka 27 000. Kartläggningen är uppdelad på andel besök av privatpersoner från Sundsvalls kommun, andel företagare som besökt återvinningscentralen (som enbart är till för privatpersoner), samt andel besök av privatpersoner från andra kommuner.

Kartläggningen visar att besöksmönstret är relativt jämnt fördelat över veckodagarna (måndag till söndag).

Arbetet fortsätter med framtagande av åtgärdsförslag kopplat till avfallsplanen och kommunens ambitionsnivå inom miljöområdet. Aktiviteten kommer läggas i styrelseloggen och följas av styrelsen.

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

Beslut

Styrelsen beslutar

att fastställa framlagt förslag till budget för Reko Sundsvall för 2022;

att godkänna affärsplan 2022-2025 under förutsättning att kommunfullmäktige fattar beslut om framlagt förslag till reviderad avfallstaxa 2022 (se styrelsebeslut 2021-05-28 § 18);

att överlämna den fastställda budgeten och affärsplanen 2022-2025 till Stadsbacken AB; samt

att fastställa schablonfördelning av kostnader för 2022.

Ärendet

Styrelsen behandlar de ekonomiska delarna i förslag till budget för 2022 med tillhörande affärsplan för tiden 2022-2025. Styrelsen lyfter särskilt vikten av fortsatt arbete med Klimatneutrala 2030 samt jämställdhet och mångfald.

Vid fördelning av MSVAs kostnader till anläggningsbolagen har vissa övergripande funktioner fastställda schabloner (procentfördelningar). Orsaken är att för dessa funktioner sker arbetet på övergripande nivå för MSVA-gruppen som helhet, vilket försvårar tidrapportering till specifika anläggningsbolag och kostnadsställen. Det finns även övergripande kostnader som inte kan fördelas på timbasis.

Schablonfördelningen fastställs årligen i respektive styrelse inom MSVA-gruppen.

De schabloner som är framtagna för 2022 har genomgått en utvärdering utifrån 2021 års erfarenheter och statistik. Samtliga schablonfördelningar för 2022 framgår av bilaga 1, som även innehåller en jämförelse med schablonerna för 2021.

Utifrån utvärdering finns inget behov av att förändra de procentuella schablonfördelningarna inför 2022.

Beslutsunderlag

• Affärsplan 2022 med plan för 2023-2025
• 4-årsplan, Reko 2022-2025 Styrelserapport
• Beslutsärende schablonfördelning 2022
• Bilaga 1 Jämförelse schablonfördelning 2022 med 2021.

Beslut

Styrelsen beslutar

att uppdra till VD att ansöka och underteckna låneramsansökan om sammanlagt (checkkredit) på maximalt 27 mnkr hos Sundsvalls kommun.

Ärendet

Ewa Thorén informerar om behovet av låneram för Reko under 2021.

Beslutsunderlag

• Ansökan om låneram REKO Sundsvall AB 2022.

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna internkontrollrapporten för 2021 och uppdra till VD att skicka internkontrollrapporten till kommunstyrelsen och Stadsbacken AB för kännedom.

Ärendet

Ewa Thorén informerar om genomförd internkontroll 2021. Resultatet rapporteras till ägaren i respektive kommun i MSVA-gruppen.

Beslutsunderlag

• Internkontrollrapport 2021, MSVA-gruppen
• Självdeklaration 2021, MSVA-gruppen.

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna internkontrollplanen för 2022 och uppdra till VD att genomföra internkontroll enligt upprättad plan.

Ärendet

Styrelsen behandlar framtaget förslag till internkontrollplan för 2022. Följande kontrollaktiviteter föreslås för 2022:

• Fortsatt uppföljning av säkerhetsskyddsplanen – fortsättning från 2021.
• Uppföljning av åtgärder för att säkerställa tillgänglighet och stabilitet för våra IT-system – fortsättning från 2021.

Beslutsunderlag

• Internkontrollplan 2022, MSVA-gruppen.

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna remissvaret med notering att handlingsplanen omfattar nämnderna och att bolag inte omnämns; samt

att uppdra till VD att översända remissvaret till kommunstyrelsen.

Ärendet

Ärendet avser en remiss från Kommunstyrelsen i Sundsvall för Program för social hållbarhet (KS-2021-00633). Remissen ska besvaras senast 2021-10-30.

Kommunstyrelsen önskar en återkoppling på förslaget till program, samt att möjlighet finns att lämna förslag på hur uppföljning ska ske av aktiviteter. Remissen ska besvaras även om vi inte har några synpunkter.

Utifrån Rekos uppdrag finns inga synpunkter på programmet eller förslag till uppföljning. Styrelsen noterar att handlingsplanen omfattar nämnderna och att bolag inte omnämns, vilket kompletteras svaret.

Förslag till svar utifrån Reko Sundsvall perspektiv:

• Program för social hållbarhet: Inga synpunkter.
• Förslag på uppföljning av aktiviteter: Inga förslag angående uppföljning.
• Noterat att handlingsplanen omfattar nämnderna och att bolag inte omnämns.

Beslutsunderlag

• Missiv Remiss Program för social hållbarhet
• Program för social hållbarhet - remissversion.

Styrelsen beslutar

att uppföljning av besöksstatistik Johannedal med åtgärder, § 37 C, ska läggas till styrelseloggen.

Inga övriga frågor noteras.

Nästkommande sammanträde; Strategidag MSVA-gruppen.

Datum: 2021-12-17

Tid: klockan 9.30-15.30

Plats: Villa Marieberg.

Ordföranden tackar för visat intresse och avslutar sammanträdet.