2021-10-28 Protokoll 4 MSVA

Sammanträdets öppnande

Ordföranden förklarar mötet öppnat.

§ 36A Val av protokollsjusterare

Att jämte ordföranden justera dagens protokoll föreslås Desislava Cvetkova.

§ 36B Godkännande av dagordning

Styrelsen beslutar

att godkänna föreslagen dagordning.

§ 36C Godkännande av föregående protokoll

Styrelsen beslutar

att godkänna protokoll från styrelsemöte 2021-09-23.

A. VD Informerar

VD Informerar är en stående punkt vid varje styrelsemöte.

Informationen är av mer allmän karaktär, som inte behandlas under någon annan punkt vid styrelsemötet. Styrelsen har möjlighet att i förväg meddela önskemål om information.

Anneli Wikner informerar denna gång om:

• Ärenden i MSVAs styrelser för kännedom.
• Ärenden i våra ägarkommuner i övrigt.
• Regionala miljömålen-avstämning.
  Avstämning via Sundsvalls kommun.
  Rapporten finns utlagd i Samarbetsrum, under MSVAs styrelsematerial för mötet i oktober 2021.
  
• Medarbetarenkäten-resultat 2021
• Strategidagen 17 december.

Informationsunderlag

• VD-info oktober 2021.

B. Media och Kommunikation, årlig uppföljning

Annika Ågebrant informerar om den årliga uppföljningen av statistik i digitala kanaler, media och samtalsuppföljning, samt ger exempel på aktiviteter som gjorts under året.

Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor utifrån informationen, som besvaras.

Informationsunderlag

• Media kommunikation styrelsen 2021 oktober.

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna affärsplan 2022-2025; samt

att fastställa förslag till budget för 2022; samt

att överlämna den fastställda budgeten och affärsplanen 2022-2025 till SVAB, Reko, TVAB och NVAB; samt

att fastställa schablonfördelning av kostnader för 2022.

Ärendet

Styrelsen behandlar de ekonomiska delarna i förslag till budget för 2022 med tillhörande affärsplan för tiden 2022-2025.

Vid fördelning av MSVAs kostnader till anläggningsbolagen har vissa övergripande funktioner fastställda schabloner (procentfördelningar). Orsaken är att för dessa funktioner sker arbetet på övergripande nivå för MSVA-gruppen som helhet, vilket försvårar tidrapportering till specifika anläggningsbolag och kostnadsställen. Det finns även övergripande kostnader som inte kan fördelas på timbasis. Schablonfördelningen fastställs årligen i respektive styrelse inom MSVA-gruppen.

De schabloner som är framtagna för 2022 har genomgått en utvärdering utifrån 2021 års erfarenheter och statistik. Samtliga schablonfördelningar för 2022 framgår av bilaga 1, som även innehåller en jämförelse med schablonerna för 2021. Utifrån utvärdering finns inget behov av att förändra de procentuella schablonfördelningarna inför 2022.

Beslutsunderlag

• Affärsplan 2022 med plan för 2023-2025
• 4-årsplan, MSVA 2022-2025, Styrelserapport
• Beslutsärende schablonfördelning 2022
• Bilaga 1 Jämförelse schablonfördelning 2022 med 2021.

Beslut

Styrelsen beslutar

att uppdra till VD att ansöka och underteckna låneramsansökan om sammanlagt (checkkredit) och maximalt 45 mkr hos Sundsvalls kommun, vilket innebär att minska befintlig låneram med 10 mnkr.

Ärendet

Ewa Thorén informerar om behovet av låneram för MSVA under 2022.

Beslutsunderlag

• Ansökan om låneram MittSverige Vatten AB 2022.

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna internkontrollrapporten för 2021 och uppdra till VD att skicka internkontrollrapporten till respektive ägare för kännedom.

Ärendet

Ewa Thorén informerar om genomförd internkontroll 2021.

Resultatet rapporteras till ägaren i respektive kommun i MSVA-gruppen.

Beslutsunderlag

• Internkontrollrapport 2021, MSVA-gruppen
• Självdeklaration 2021, MSVA-gruppen.

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna internkontrollplanen för 2022 och uppdra till VD att genomföra internkontroll enligt upprättad plan.

Ärendet

Styrelsen behandlar framtaget förslag till internkontrollplan för 2022. Följande kontrollaktiviteter föreslås för 2022:

• Fortsatt uppföljning av säkerhetsskyddsplanen – fortsättning från 2021.
• Uppföljning av åtgärder för att säkerställa tillgänglighet och stabilitet för våra IT-system – fortsättning från 2021.

Beslutsunderlag

• Internkontrollplan 2022, MSVA-gruppen.

Beslut

Styrelsen beslutar

att nominera Tony Andersson som ledamot i Svenskt Vattens styrelse;

att nominera Mats Bäck som ledamot i Avfall Sveriges styrelse;

att ytterligare intresseanmälningar ska vara ordförande till handa senast 8 november; samt

att uppdra till VD att lämna in nomineringarna, om det finns vakanta poster att tillsätta.

Ärendet

Årligen brukar våra branschorganisationer Avfall Sverige och Svenskt Vatten ge medlemskommunerna möjlighet att nominera till vakanta poster som styrelseledamot eller revisor. Sista dag att lämna nominering brukar infalla innan vårt ordinarie styrelsemöte i februari.

För att få in underlag för eventuella nomineringar från MSVA-gruppens styrelser i tid behandlar styrelsen frågan innan utskick har skett från respektive branschorganisation, inför 2022 årsmöten.

Styrelsen beslutar

att inga nya ärenden ska läggas till styrelseloggen.

Styrelse diskuterar innehållet i kommande strategidag i december och lyfter vikten av planerade studiebesök under 2022.

Nästa sammanträde; Strategidag MSVA-gruppen.

Datum: 2021-12-17

Tid: klockan 9.30-15.30

Plats: Villa Marieberg.

Ordföranden tackar för visat intresse och avslutar sammanträdet.