2021-05-27 Protokoll 2 MSVA

§ 12 Sammanträdets öppnande

Ordföranden förklarar mötet öppnat.

§ 12A Val av protokollsjusterare

Att jämte ordföranden justera dagens protokoll föreslås Ann-Christine Meiding.

§ 12B Godkännande av dagordning

Styrelsen beslutar

att godkänna föreslagen dagordning.

§ 12C Godkännande av föregående protokoll

Styrelsen beslutar

att godkänna protokoll från styrelsemöte 2021-02-18.

VD Informerar

VD Informerar är en stående punkt vid varje styrelsemöte.

Informationen är av mer allmän karaktär, som inte behandlas under någon annan punkt vid styrelsemötet. Styrelsen har möjlighet att i förväg meddela önskemål om information.

Anneli Wikner informerar denna gång om

• MSVA-gruppens tertialrapportering i sammanfattning
• Tillsyn, incidenter, tvist mm
• Forskning och utveckling
• Turbulent i Avfall Sverige, men bra betyg för oss
• Ärenden i MSVA, i korthet
• Strategidagar i augusti (framtida möten).

Informationsunderlag

• VD-info maj 2021.

Beslut

Styrelsen beslutar

att fastställa förslag till arbetsordning för styrelsens arbete.

Ärendet

Inga förändringar har skett jämfört med arbetsordningen för styrelsen för 2020.

Beslutsunderlag

• Arbetsordning styrelse maj 2021 MSVA.

Beslut

Styrelsen beslutar

att fastställa förslag till VD-instruktion enligt bilagt förslag.

Ärendet

---

Beslutsunderlag

• VD instruktion maj 2021 MSVA.

Beslut

Styrelsen beslutar

att bolagets firma skall tecknas, förutom av styrelsen, av VD och en styrelseledamot i förening, två styrelseledamöter i förening, samt av verkställande direktören beträffande uppgifter som hen har att sköta enligt 8 kap. 29 § aktiebolagslagen.

Ärendet

Firmateckningen framgår av beslutad bolagsordning.

Beslutsunderlag

• Bolagsordning MSVA 2016-01-01.

Beslut

Styrelsen beslutar

att VD lämnar ekonomisk rapport vid varje ordinarie styrelsemöte samt att tertialbokslut rapporteras på anvisat styrelsemöte.

VD skall ansvara för att Stadsbacken AB samt kommunstyrelsen i Timrå och Nordanstig erhåller tertialrapporter enligt anvisning.

Ärendet

Inga förändringar för ekonomisk rapportering har skett jämfört med styrelsens arbetsordning för 2020.

Beslutsunderlag

• Arbetsordning styrelse maj 2021 MSVA.

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna anmäld bisyssla som ledamot i Trafikverkets styrelse för VD Anneli Wikner; samt

att godkänna anmäld bisyssla som ledamot i Sobonas styrelse för VD Anneli Wikner.

Ärendet

Beslut om godkännande av bisysslor för VD Anneli Wikner.

Beslutsunderlag

• Beslutsärende VDs bisyssla

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet under 2020.

Ärendet

Lena Jönsson informerar om MSVAs systematiska arbetsmiljöarbete och den uppföljning som skett av 2020 års arbete under våren 2021, enligt § 11 AFS 2001:1.

Målsättningen med MSVAs arbetsmiljöarbete är att skapa en arbetsplats som upplevs utvecklande och stimulerande för alla medarbetare. Vi erbjuder ett tryggt och öppet arbetsklimat där kränkande särbehandling och utanförskap aktivt motverkas.

Systematiskt arbetsmiljöarbete ingår som en naturlig del i den ordinarie verksamheten och alla medarbetare har ett ansvar att följa våra rutiner och riktlinjer som gäller för en god och säker arbetsmiljö.

Beslutsunderlag

• Beslutsärende Årlig uppföljning arbetsmiljöarbete
• Bilaga 1 Årlig uppföljning arbetsmiljöarbete 2020.

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna uppförandekoden;

att uppdra till VD att vid behov revidera och aktualisera uppförandekoden; samt

att vid väsentliga förändringar av koden återkomma till styrelsen för nytt beslut.

Ärendet

Lena Jönsson informerar om att en uppförandekod har tagits fram tillsammans i chefsgruppen. Styrelsen fick en genomgång av uppförandekoden på strategidagen i december 2020 och det gavs även möjlighet att komma med synpunkter.

I koden ges riktlinjer för hur vi som medarbetare på MSVA ska uppträda när vi interagerar med varandra, våra kunder, de samhällen där vi verkar och andra intressenter. Även leverantörer, underentreprenörer och konsulter måste följa relevanta delar av vår uppförandekod under sitt samarbete med oss.

Uppförandekoden är avsedd att användas som utgångspunkt i samtal som rör etiska dilemman och gråzoner i det dagliga arbetet och för att utveckla samspelet på MSVAs arbetsplatser, samt för att upprätthålla en god arbetsmiljö.

Koden bygger på de internationellt överenskomna principerna i FN:s Global Compact och omfattar således riktlinjer inom områdena mänskliga rättigheter, arbetsrätt, miljö och antikorruption.

Uppförandekoden kompletteras av interna policyer och riktlinjer som ger ytterligare stöd i hur olika situationer ska hanteras.

Beslutsunderlag

• Beslutsärende Uppförandekod
• Bilaga 1 Policy Uppförandekod.

Beslut

Styrelsen beslutar

att fastställa förslag till tertialbokslut för MittSverige Vatten & Avfall AB; samt

att överlämna tertialbokslutet med därtill fogad prognos för helåret 2021 till ägarbolagen SVAB, Reko, TVAB och NVAB.

Ärendet

Ärendet avser tertialbokslut för MSVA avseende perioden januari – april 2021 enligt utsänt underlag. Underlagen innehåller även uppföljning av affärsplanen inklusive årets internkontrollaktiviteter.

Beslutsunderlag

• MSVA Styrelserapport 2021-04
• MSVA-Gruppen - Uppföljning T1 Affärsplan 2021.

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna budgetförutsättningar för budget 2022, med plan 2023-2025 för MSVA-gruppens ingående bolag.

Ärendet

Budgetförutsättningarna är den gemensamma grunden för MSVAs arbete med att ta fram MSVA-gruppens affärsplan för perioden 2022-2025 och underlag till taxebeslut, i enlighet med uppdrags- och samarbetsavtalet mellan MSVA och respektive anläggningsbolag.

Taxebesluten för kommande år fattas i maj av respektive styrelse i anläggningsbolagen (Sundsvall Vatten AB, Timrå Vatten AB, Nordanstig Vatten AB samt Reko Sundsvall AB).

I slutet på oktober fattar respektive bolag i MSVA-gruppen beslut om affärsplan för perioden 2022-2025.

Beslutsunderlag

• Budgetförutsättningar 2022-2025.

Styrelsen beslutar

att inga nya ärenden ska läggas till styrelseloggen.

Inga övriga frågor noteras.

Nästa sammanträde

Styrelseupptakt höst 2021.

Datum: 2021-08-25--26.

Tid: Meddelas senare.

Plats: Digitalt.

Ordföranden tackar för visat intresse och avslutar sammanträdet.