21-09-07 Protokoll styrelsemöte Mitthem AB

Sammanträdesprotokoll, styrelsesammanträde för Mitthem AB den 7 september. Styrelsemöte 6 / 2021.

Plats:

Mitthem, Södra järnvägsgatan 31 och Skype.

Beslutande:

  • Pernilla Berg, ordförande
  • Hicham Elkahtib, vice ordförande (Skype till klockan 13.00)
  • Rolf Nordin
  • Petra Ebbing (Skype till klockan 13.00)
  • Patrik Gustavsson (Skype)
  • Hans Axelsson, adjungerad (Skype).

Arbetstagarrepresentant:

  • Torbjörn Sjödin (Skype).

Övriga kallade:

  • Lotta Björklund, Vd
  • Ante Bromée, chef Fastighetsstöd
  • Fredrik Berggren, chef Förvaltning.

Protokollet omfattar §§ 65-75

Justeras:

  • Pernilla Berg, ordförande
  • Lotta Björklund, sekreterare
  • Patrik Gustavsson, justerare.

Beslut
Styrelsen beslutar
att utse Patrik Gustavsson att tillsammans med ordföranden justera protokollet.

Beslut
Styrelsen beslutar
att godkänna dagordningen.

Vd redogör för bolagets förslag till prognos 2 2021. Prognostiserat resultat 2021 är 44 Mkr mot budgeterat 38 Mkr.

Anledningen till att det prognostiserade resultatet höjts är främst minskat inre underhåll på grund av pandemin och minskade personalkostnader för icke ersatt chefstjänst.

Beslut
Styrelsen beslutar
att godkänna förslaget till prognos 2 2021

Beslutsunderlag

  • Utskickade rapporter för prognos 2 2021
  • Muntlig information.

Vd redogör för läget i organisationen med vakanta tjänster som behöver kunna ersättas samt hög arbetsbelastning för enskilda medarbetare.

Beslut
Styrelsen beslutar
att upphäva anställningsstoppet från februari 2021.

Vd redogör för att Sidsjöfastigheter önskat att köpa tillbaka byggrätten på Sidsjöhöjden 13.

Byggrätten har utmaningar med parkeringslösning och placering som inte gör det lämpligt att bebygga med Allmänyttans typhus. Mitthem var medveten om utmaningar med denna byggrätt redan i samband med Sidsjöaffären och har efter det också försökt sälja den vidare till annan intressent.

Sidsjö fastigheter kommer främst att ha skolverksamhet på fastigheten och inte bygga lägenheter. Genom försäljningen gör Mitthem en vinst på cirka 1,2 Mkr. Tillträde är oktober 2021.

Beslut
Styrelsen beslutar
att uppdra åt Vd att genomföra fastighetsaffären med Sidsjö fastigheter AB.

Vd berättar om läget vad gäller Covid-19. Bolaget följer FHM rekommendationer. Arbetet med plan för återgång i mer normal vardag är påbörjat. Receptionen fortsatt stängd och de som har möjlighet jobbar hemma helt eller delvis.

Vd redogör för vakansnivåerna som för de vanliga lägenheterna är 0,3 procent och för studentlägenheterna 2,1 procent. Mitthem klarade också bostadsgarantin i samband med terminsstarten och fick grönt ljus från Sveriges förenade studentkårer. Även om kötiden är lång för en lägenhet är det färre som söker idag än 2019. Främst på större pluslägenheter har bolaget få sökande.

Bolagets NKI (nöjd kundindex) ligger på 73 procent helnöjda/nöjda kunder. Enkät görs också kring kundupplevelse i samband med in och utflytt.

Fastighetschefen redovisade status för större projekt.

Njurundabommen inflyttat och lokalhyresgäst flyttar in under hösten. Enkät gjord för mätning av kundupplevelse i samband med inflyttning.

Byhöjden etapp två följer tidplan. Bygglov på etapp 3 finns och arbete pågår med att ta fram underlag för kommande styrelsebeslut.

Drakfastigheter har sagt upp Bruksgården med avflyttning december 2021. Även Björkbacken kommer sägas upp, och ytterligare uppsägningar kan komma. En del av återställningskostnader kommer att tas av Drakfastigheter men kommer att påverka Mitthem genom så väl intäktsförlust under ombyggnation som ökat investeringsbehov. Där så är möjligt planeras i första hand om återställning till lägenheter.

Vad gäller Alliero och byggrätt där har bolaget valt att inte lämna in anbud i detta skede.

Vd redogjorde för planerade bytet till Office 365 och frågan kring hantering av mail i molntjänst. Mitthem kommer att gå på kommunens linje och inte lägga över mailhanteringen i detta skede.

Förvaltningschefen redogjorde för arbetet med social hållbarhet. 2,4 Mkr av avsatta 3,8 Mkr är upparbetade till och med augusti. Önskan om tydlighet i förväntningar från styrelse och ägare finns kring arbetet med social hållbarhet.

Mitthems remissvar avseende kommunens sociala hållbarhetsarbete kommer att läggas ut i samarbetsrummet. Vi kommer gå igenom svaren och styrelsens inspel vid styrelsemötet i november.

Strategidagarna flyttas till november när det troligen är lättare med fysiskt möte. Lägger in ett möte inför budget 2022 i oktober. Ordförande och Vd kollar på förslag på datum.

Ordförande kommer att träffa VON med anledning av andra boende som troligen kommer att avvecklas. Alnö äldreboende är exempel på ett som tidigare nämnt som lämpligt för Mitthem att göra om till hyreslägenheter. Ordförande återkopplar till styrelse.

Ordförande tillsammans med ordförande för IAN, Jonas Väst, kommer att träffa organisationer som jobbar med våldsutsatta kvinnor. Önskemål finns om avsteg från rutinen för kommunala kontrakt. Alla former av avsteg och bedömningar ger utmaningar i prioritering och värdering av behov. Ordförande återkopplar till styrelsen.

Det finns en inkommen motion från Moderaterna, samt en punkt i Socialdemokraternas valprogram 2018 som handlar om att utöka bostadsgarantin för alla slags studenter. (YH-studenter särskilt nämnda.) Ordförande informerar att ett uppdrag kommer ges till Mitthem att se över möjligheterna att inrätta en utökad service till studenter med bostadsbehov. Denna funktion bör famna såväl privata fastighetsägare som Mitthem.

Utvärdering styrelse/VD. Ordförande skickar ut förslag på frågor till utvärderingen för påsyn och återkoppling.

Inspel från styrelsen inför budgetarbetet sker den 12 oktober klockan 13.30-16.30.

Ordförande tackar för fint engagemang och avslutar mötet.

Var sidan till hjälp?

  • Om du lämnar personuppgifter här kommer vi att behandla dessa enligt dataskyddsförordningen GDPR. Läs mer på sundsvall.se/personuppgifter. Det du skriver skickas direkt till den som uppdaterar sidan.