2021-05-10 Protokoll konstituerande möte Mitthem AB

Sammanträdesprotokoll, styrelsesammanträde för Mitthem AB den 10 maj. Styrelsemöte 5 / 2021.

Tid:

  • Klockan 09.30 till 12.00.

Plats:

Mitthems kontor / Skype.

Beslutande:

  • Pernilla Berg, ordförande
  • Hicham Elkahtib, vice ordförande, Skype
  • Patrik Gustavsson, Skype
  • Rolf Nordin, Skype
  • Hans Axelsson, adjungerad, Skype.

Personalrepresentanter:

  • Torbjörn Sjödin, Skype
  • Jeanette Westlinder, Skype.

Övriga kallade:

  • Lotta Björklund, vd
  • Ante Bromée, chef fastighetsstöd, Skype
  • Fredrik Berggren, chef förvaltning, Skype
  • Per Nässbjer, projektledare Mitthem, del av mötet, Skype.

Protokollet omfattar §§ 46-64

Justeras:

  • Pernilla Berg, ordförande
  • Lotta Björklund, sekreterare
  • Rolf Nordin, justerare.

Beslut
Styrelsen beslutar
att utse Pernilla Berg till ordförande vid mötet.

Beslut
Styrelsen beslutar
att utse Lotta Björklund till sekreterare vid mötet.

Beslut
Styrelsen beslutar
att utse Rolf Nordin att tillsammans med ordföranden justera protokollet.

Beslut
Styrelsen beslutar
att godkänna dagordningen.

Beslut
Styrelsen beslutar
att konstituera styrelsen enligt förslag på årsstämman den 10 maj 2021.

Beslut
Styrelsen beslutar
att välja Hans Axelsson till adjungerad styrelseledamot på 1 år till stämman 2022.

Enligt bolagsordningen och tidigare beslut om firmateckning som ska ske genom:

Vd samt en styrelseledamot i förening. Hela styrelsen gemensamt. Dessutom har vd rätt att teckna firman beträffande löpande förvaltningsåtgärder.

Beslut
Styrelsen beslutar
att godkänna dessa regler för firmateckning.

Beslut
Styrelsen beslutar
att godkänna förslag till uppdaterad attestpolicy.

Beslutsunderlag

  • Attestpolicy.

Beslut
Styrelsen beslutar
att anta befintlig vd-instruktion.

Beslutsunderlag

  • Vd-instruktion.

Beslut
Styrelsen beslutar
att anta befintlig arbetsordning för styrelsen med mindre språklig korrigering.

Beslutsunderlag 

  • Styrelsens arbetsordning.

Beslut att styrelsemöten under 2021 kommer att hållas 9 september klockan 10:00 till 12.30, 12 till 13 oktober lunch till lunch (dock utan övernattning) samt 2 november klockan 10:00 till 12.30. Möte för bokslut 2021 sker 28 januari 10.00 till 12.30. Tiderna läggs in i samarbetsrummets kalender.

Ärendekollen har gåtts igenom. Frågan om eventuella objekt att försälja tas upp på höstens strategidagar.

Mitthem drabbades av en större brand på Midälvavägen under vecka 14. Återställningsarbetet är igång och det flyter på bra. De flesta boende har fått flytta hem igen. Kostnadsuppskattning minst 6 miljoner kronor.

Vakansnivån på det ordinarie beståndet är fortsatt låg 0,4 procent ( 21 lägenheter, några kopplade till branden), för studentlägenheterna är vakanssiffran 5,9 procent. (75 lägenheter/rum).

På lokalsidan kommer det flera stora uppsägningar från Drakfastigheter. Bruksgården, samt ett boende på Vänersborgsvägen är uppsagda. Björkbacken kommer sägas upp under 2021. Utöver detta planeras för uppsägning av Skönsmohuset, här är tidplanen dock mer osäker. Mitthem har påbörjat arbetet med att se över vad som kan göras med ytorna. På Vänersborgsvägen återställer vi för tillfället till vanliga lägenheter.

NKI-talet ligger idag på 74, det innebär att 74 procent har klassat Mitthem som en fyra eller femma på frågan om total bedömning. Målet är fortsatt 80. En arbetsgrupp är startad kring bolagets NKI med flera goda idéer på gång.

Frågan om vad som menas med boinflytande som står med i så väl Allbolagen som ägardirektivet ställdes av styrelsen. Ordförande ansvarig för att ett förtydligande tas fram.

Vd redovisade för den avstämning som gjort av avtalstrohet och korrekta upphandlingar. Det ser bra ut för Mitthem. Några små frågor att jobba med under 2021, plan för dessa finns.
Punkterna i internkontroll för 2021 gicks igenom.

Njurundabommen löper på enligt plan. Inflyttning i bostäderna sker i månadsskiftet, lokalen är uthyrd till hösten 2021.

I Byhöjden rullar etapp 2 på enligt tidplan och budget. Bygglov för etapp 3 är inlämnat. Överklagandetiden går ut om någon vecka.

Chef fastighetsstöd redovisade status på Sveriges Allmännyttas avtal med två trähusleverantörer. Samverkan sker också med andra bolag för att få en uppfattning av kostnad och kvalitet. Signaler kommer om att en av leverantörerna inte vill leverera på avtalet.

Utvärdering av Mitthems projekthantering har gjorts med mycket gott utfall.

Lekmannarevisionen granskar projekthantering i alla Stadsbacken-bolagen, Mitthem har gjort sin redovisning. Rapport kommer att lämnas till ägaren under sommaren. Även granskning av vilka tjänster bolagen köper av Servicecenter kommer också att göras.

Arbetet med MRP uppdraget fortsätter. Utmaningar finns i samverkan med förvaltningar. Just nu är det fokus på att skapa sommarjobb för ungdomar tillsammans med våra entreprenörer.

Vd redogör för bolagets förslag till prognos 1 2021. Prognosticerat resultat 2021 följer budget, det vill säga 38 miljoner kronor. Ökningar på främst snöröjning och sophantering mot budget har gjort att underhållet har minskats något. Personalkostnader samt konton för bl.a. utbildning, konsultkostnader ligger bättre än budget så förhoppningen är att inte behöva minska ytterligare på underhållet för verksamhetsåret.

Beslut
Styrelsen beslutar
att godkänna förslaget till prognos 1 2021

Beslutsunderlag

  • Utskickade rapporter för prognos 1 2021
  • Muntlig information.

Mitthems projektledare Per Nässbjer drog förutsättningarna och kalkylen för planerat stambytesprojekt på låghusen i Bergsåker.

Beslut
Styrelsen beslutar
att ge vd i uppdrag att initiera projektet att stambyta 144 lägenheter i Bergsåker till en totalkostnad på 95 miljoner kronor.

Beslutsunderlag

  • Utskickat underlag samt projektkalkyl
  • Muntlig information.

Ordförande informerade från Stadsbackens senaste ägarsamråd.

Aktuellt läge i samverkan Mitthem/Skifu.

Utvärdering styrelsen/vd kommer att göras i samband med strategidagarna. Ordförande kommer att skicka ut förslag på enkät.

Frågan om allmännyttans framtid kommer att vara ett tema på strategidagarna.

Vd informerar om att Mitthem fått möjlighet att återkomma med svar på bifogad remiss angående frågan om hemlöshet.

Beslut
Styrelsen beslutar
att godkänna förslaget till svar på motion.

Beslutsunderlag

  • KD motion
  • Mitthems svar.

Vd informerar om att lekmannarevisorerna önskat separata svar från bolagen vad gäller rapporten ”Granskning av bolagsstyrning i ett koncernperspektiv” även om Stadsbacken svarat för hela koncernen.

Beslut
Styrelsen beslutar
att godkänna förslaget till svar på rapporten.

Beslutsunderlag

  • Granskning av bolagsstyrning i ett koncernperspektiv- KPMG rapport
  • Stadsbackens svar
  • Mitthems svar.

Vi planerar för ett studiebesök vid Sidsjön i augusti för att se på våra byggrätter samt utvecklingen i området.

Ordföranden avslutade mötet.

Var sidan till hjälp?

  • Om du lämnar personuppgifter här kommer vi att behandla dessa enligt dataskyddsförordningen GDPR. Läs mer på sundsvall.se/personuppgifter. Det du skriver skickas direkt till den som uppdaterar sidan.