2021-01-27 Protokoll styrelsemöte Mitthem AB

Sammanträdesprotokoll, styrelsesammanträde för Mitthem AB den 27 januari. Styrelsemöte 1 / 2021.

Plats:

  • Mitthem, Södra Järnvägsgatan 31 och Skype.

Beslutande:

  • Pernilla Berg, ordförande
  • Hicham Elkahtib, vice ordförande, Skype
  • Rolf Nordin, Skype
  • Patrik Gustavsson, Skype
  • Petra Ebbing, Skype
  • Hans Axelsson, adjungerad Skype.

Arbetstagarrepresentanter:

  • Torbjörn Sjödin, Skype
  • Jeanette Westlinder, Skype.

Övriga kallade:

  • Lotta Björklund, vd
  • Ante Bromée, chef fastighetsstöd, Skype
  • Fredrik Berggren, chef, förvaltning Skype
  • Lars Skoglund, auktoriserad revisor, Skype (deltog på punkt 5)
  • Frida Andersson, auktoriserad revisor, Skype (deltog på punkt 5)
  • Göte Stenlund, lekmannarevisor, Skype (deltog på punkt 5).

Protokollet omfattar §§ 1-12.

Justeras:

  • Pernilla Berg, ordförande
  • Lotta Björklund, sekreterare
  • Patrik Gustavsson, justerare.

Ordförande förklarar mötet öppnat.

Beslut
Styrelsen beslutar
att utse Patrik Gustavsson att tillsammans med ordföranden justera protokollet.

Beslut
Styrelsen beslutar
att godkänna dagordningen.

Beslut
Styrelsen beslutar
att godkänna föregående protokoll.

Revisor Lars Skoglund hade en omfattande genomgång av revisionsarbetet och Mitthems resultat för 2020.

Vd redogör för utfallet 2020, resultat före bokslutsdispositioner och skatt uppgick till 62 180 tkr. Exkluderas fastighetsförsäljningar och nedskrivningar är resultatet 40 741 tkr vilket är 3 241 tkr över budget.

Beslut
Styrelsen beslutar
att godkänna bokslutet för 2020.

Beslutsunderlag

  • Bolagsrapport till Stadsbacken bokslut 2020
  • Resultatrapport med budgetuppföljning bokslut 2020
  • Revisonsrapport 2020.

Vd redogör kring om arbetet kring punkterna i internkontrollplanen för 2020 samt rapporten som skickas in till kommunen. Även revisor Lars Skoglund hade vid sin genomgång redovisning kring efterlevnad av internkontroll.

Beslut
Styrelsen beslutar
att godkänna utvärderingen av internkontrollplan för 2020.

Beslutsunderlag

  • PM-beslutsärende utvärdering internkontrollplan 2020
  • Självdeklaration internkontroll 2020.

Vd redogör för möjligheten att köpa byggbar mark för att möjliggöra byggnation av ytterligare två fastigheter i Byhöjden. Genom detta förvärv får Mitthem möjlighet till en bra storlek på förvaltningsobjekt samt att påverka byggtakt med tanke de redan boende i området.

Beslut
Styrelsen beslutar
att godkänna förslaget till köp av detaljplanelagd mark i Byhöjden av Sundsvalls kommun.

Beslutsunderlag

  • PM-beslutsärende förslag markköp i Byhöjden
  • Ansökan och överenskommelse om fastighetsreglering mellan Sundsvalls kommun och Mitthem.

Vd går igenom 2020 som varit ett händelserikt år där allt i stort sett präglats av pandemin. Något som bolaget överlag hanterat bra.

Antalet intresseanmälningar vid årsskiftet var cirka 21 000. Samtidigt har kötiden för att få en lägenhet minskat något. Nyproduktionerna har oftare kortare kötid och drar ner snittet även pandemin kan såklart påverka benägenheten att flytta. Vakansläget för de vanliga lägenheterna är fortsatt lågt, 0,17 procent i snitt under 2020. Efterfrågan på studentlägenheter har med tanke på pandemin och hemmastudier ändå varit över förväntan.

Lägenheter till arbetsinflyttande har minskat under året, så fler lägenheter förmedlas på kötid. Totalt 744 inflyttningar under året, en omflyttning i beståndet på cirka 13 procent. Antal avhysningar ligger på en mycket låg nivå. Konstaterade störningar ligger på samma nivå som tidigare år.

Nöjd kund-index visar på 74 procent nöjda eller helnöjda kunder, vi fortsätter att arbeta mot målet på 80 procent.

Projektet i Njurunda samt Byhöjdens etapp 2 följer tid och budget enligt plan.

Mitthem fortsätter sitt arbete med uppdraget enligt MRP planen i Nacksta. Förvaltningschefen redogjorde för åtgärder som skett under 2020 och även om planer för mentorskap under 2021.

Planerade styrelsemöten 2021:

  • den 5 mars klockan 10-12
  • den 10 maj klockan 9-12:
    bolagsstämma och konstituerande möte, tertialbokslut 1 och prognos 1.

Övriga datum återkommer vi med efter att vi fått tidplan från Stadsbacken kring tertialbokslut 2 och prognos 2, samt tidplan för budget 2022.

Ordförande redogjorde för samtal med en hyresgäst kring Mitthems hyressättning. Vd tar upp frågan i möte med Hyresgästföreningen och återkopplar till ordförande.

Vice ordförande lyfte frågan om tillgänglighetsanpassade lekplatser. Förvaltningschefen utreder frågan och återkopplar på kommande möte.

Ordförande rapporterade om möte med Stadsbackens ordförande och vd kring där frågan om samordning mellan bolagen avhandlats.

Nästa sammanträde hålls per capsulam den 5 februari.

Ordförande tackade för ett bra möte.

Var sidan till hjälp?

  • Om du lämnar personuppgifter här kommer vi att behandla dessa enligt dataskyddsförordningen GDPR. Läs mer på sundsvall.se/personuppgifter. Det du skriver skickas direkt till den som uppdaterar sidan.