Granskning av styrdokument

Syfte och granskningsfrågor

Syftet med granskningen har varit att bedöma om kommunstyrelsen har etablerat en ändamålsenlig styrning avseende styrande dokument.

Granskningen har omfattat följande revisionsfrågor:

• Finns det fastställda direktiv eller rutiner för upprättande och hantering av styrande dokument?

• Är styrdokumenten aktuella, uppdaterade och i enlighet med kommunens regler för styrdokument?

• Är styrdokumenten kända i kommunens verksamheter?

• Finns utarbetade rutiner för uppföljning av styrdokument?

Bedömning

Vår samlade bedömning utifrån granskningens syfte är att kommunstyrelsen inte har etablerat en ändamålsenlig styrning genom styrande dokument.

Kommunen har antagit en antagit en riktlinje som reglerar hantering av styrande dokument, vilket utgör grund för styrning av området. Granskningen har dock visat att riktlinjen uppfattas som överambitiös vilket påverkat efterlevnaden till den negativt.

Detta indikeras också av det stickprov på styrdokument som vi genomfört, vilket visar att hälften av de dokument som finns publicerade i kommunens författningssamling inte har reviderats under de fem senaste åren. Risken med detta är att styrdokumenten blir inaktuella och förlorar sin funktion som styrverktyg samt att rutinerna inom de områden som dokumenten reglerar blir personberoende. Det saknas övergripande riktlinjer för när ett styrdokument ska revideras.

Vidare kan vi se att det saknas enhetliga arbetssätt kring framtagande, publicering, revidering och uppföljning av styrdokument.

Det anses även finnas för många styrdokument. Anställda upplever att det är svårt att hitta bland styrdokumenten. Detta försvårar tillämpningen av styrdokumenten och riskerar att försämra efterlevnaden till dem.

I samband med granskningen genomfördes pågick en översyn av styrdokument inom kommunstyrelseförvaltningen. Översynen påbörjades under 2024. Vi noterar att det inte finns någon angiven tidpunkt för när översynen ska vara klar. Vi bedömer att översynen ska omfatta utvärdering av riktlinjen för styrdokumenthantering samt en översyn av styrdokument på kommunens intranät respektive externa webbplats.

Rekommendationer

Utifrån våra iakttagelser och bedömningar rekommenderar vi kommunstyrelsen att:

• Utvärdera ändamålsenligheten i riktlinjen Så här skriver vi och tar hand om styrdokument i Sundsvalls kommun.

• Förtydliga vilka dokument som omfattas av riktlinjen.

• Förtydliga dokumenthierarkin med avseende på vilken instans som ska besluta om de olika dokumenttyperna.

• Förtydliga hur uppföljningen av styrdokument ska genomföras och säkerställ att detta efterlevs i enlighet med vad som framgår av givna direktiv.

• Säkerställ att riktlinje anger hur ofta dokumenten ska revideras och att det görs minst en gång varje mandatperiod.

• Säkerställa att det finns en rutin för förankring och implementering av styrande dokument.

• Upprätta en sammanställning där samtliga styrdokument registreras med dokumentägare och revideringsdatum.

• Tillse en översyn över de dokument som publiceras på intranätet i syfte att öka användarvänligheten och därmed tillämpningen av styrdokument.

Texten här ovanför är en sammanfattning

Om du vill kan du beställa hela dokumentet här: Beställ dokument Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Då måste du ange diarienummer: KS-2024-01039.

Ange hur du vill ha dokumentet:

1. som pdf via e-post. Det är kostnadsfritt men tyvärr kan vi inte skicka den som tillgänglighetsanpassad pdf.
2. utskriven och skickad med vanlig post. Om det är fler än 50 sidor tillkommer en avgift på minst 100 kronor, enligt beslut i kommunfullmäktige 2016.