Granskning av arkivhantering
KPMG har av Sundsvalls kommuns revisorer fått i uppdrag att granska kommunens arkivhantering.
Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2021.
Syfte
Syftet med granskningen har varit att bedöma om kommunstyrelsen och samtliga nämnder har en ändamålsenlig arkivhantering.
Bedömning
Vår sammanfattande bedömning utifrån granskningens syfte är att kommunstyrelsen och samtliga nämnder i huvudsak har en ändamålsenlig arkivhantering.
Vi bedömer att det finns en ändamålsenlig organisation för arkivhantering. Vi kan dock konstatera att det inte finns något arkivreglemente. Vi anser att kommunstyrelsen ska verka för att kommunfullmäktige kan fastställa ett arkivreglemente. Reglementet bör innehålla bland annat en beskrivning av arkivvård och arkivmyndighet, se vidare i arkivlagen. Det finns däremot andra beslutade styrdokument som tydliggör uppdrag och ansvar för arkivhantering och gallring.
Det pågår ett arbete med att ta fram informationshanteringsplaner för respektive nämnd. I informationshanteringsplanerna beskrivs hur handlingstypen ska hanteras samt om det ska bevaras eller när en eventuell gallring ska ske. Under hösten 2021 och våren 2022 kommer samtliga nämnder enligt uppgift att ha fattat beslut om en informationshanteringsplan.
Allmänna handlingar hanteras till största del enligt de grunder som gäller för en ändamålsenlig arkivvård och gallring enligt arkivlagen och Riksarkivets föreskrifter.
Arkivmyndigheten genomför en ändamålsenlig tillsyn och samtliga nämnderna uppfyller sina åtaganden på ett ändamålsenligt sätt.
Rekommendationer
Utifrån vår bedömning och slutsats rekommenderar vi kommunstyrelsen:
- ta fram förslag till arkivreglemente, för fastställande av kommunfullmäktige.
Texten här ovanför är en sammanfattning
Om du vill kan du beställa hela dokumentet här: Beställ dokument. Då måste du ange diarienummer: KS-2021-00617.
Ange hur du vill ha dokumentet:
- som pdf via e-post. Det är kostnadsfritt men tyvärr kan vi inte skicka den som tillgänglighetsanpassad pdf.
- utskriven och skickad med vanlig post. Om det är fler än 50 sidor tillkommer en avgift på minst 100 kronor, enligt beslut i kommunfullmäktige 2016.