Drakfastigheters interna nyhetsbrev

Nyhetsbrevet kommer att uppdateras löpande med det senaste innehållet överst.

2020-11-26

Hej!

Här är Eriks senaste poddavsnitt.

Från och med nästa poddavsnitt kommer det att publiceras i systemet Sound Cloud. Ni kommer att få sms med länk som vanligt.

2020-11-12

Hej!

Här är Eriks senaste poddavsnitt.

2020-09-22

Hej!

Här är poddavsnitt 8.

2020-07-01

Hej!

Här är poddavsnitt 7.

2020-06-12

Hej!

Här är Eriks podd avsnitt 6.

2020-05-27

Hej!

Här är det senaste podd-avsnittet.

2020-05-14

Hej!

Här är Eriks senaste podd-avsnitt.

2020-04-28

Hej!

Här kommer podd-avsnitt 3

2020-04-15

Hej!

Här kommer pod-avsnitt 2.

Erik Lundin

Fastighetschef

Hej!

Här kommer mitt första pod-avsnitt.

Hoppas att du gillar formatet. Jag tänker spela in ett nytt pod-avsnitt var 14:e dag.

Erik Lundin

Fastighetschef

Hej

Här är filmen från frukostmötet den 27 februari 2020.

Hej!

Här är filmen från frukostmötet 31 januari 2020.

Hej!

Vårt ekonomiska läge är allvarligt, men vi vet vad vi behöver förbättra.

När vi började summera 2019 ekonomiskt, fick vi en otrevlig överraskning. Vi kommer att ha ett större underskott än vad vi trott. Vid senaste prognosen i november 2019 antog vi att underskottet skulle bli cirka 23 miljoner. Nu visar det sig att underskottet snarare är drygt 40 miljoner.

Varför är underskottet så stort?

Underskottet beror på två saker:

• I vår budget inför 2019 har i huvudsak tre konton varit underbudgeterade

• Vår uppföljning under 2019 från sektionsnivå och uppåt har inte varit så bra som den skulle ha kunnat vara

När budgeten inte stämmer

En budget som inte stämmer är som en karta som inte riktigt visar terrängen. Det går inte att använda den på ett vettigt sätt. Vår budget har inte varit helt realistisk och därför blir avvikelserna stora när vi summerar utfallet.

Vissa budgetposter har varit underbudgeterade och vissa har inte tagits med alls.

När uppföljningen inte är så bra som den borde vara

När uppföljningen brister kommer underskottets storlek som en överraskning. Att följa upp ekonomin löpande är ett led i att kunna justera ekonomin under året för att få det utfall som är budgeterat.

Nu måste vi bli ännu bättre

Vi gör en mer realistisk budget för 2020. Därför analyserar vi den igen så att vi vet att den stämmer. Och vi förbättrar våra rutiner för uppföljning. Bland annat ska vi förtydliga vissa budgetposter både internt och externt så att uppföljningen blir bättre. Varje sektionschef kommer att arbeta med uppföljningen av sina poster.

Det är viktigt att vi arbetar smart och kostnadsmedvetet. Vi måste alla bidra till en effektivare verksamhet och tänka på kostnaderna. I vår budget för 2020 kommer vi att minska våra kostnader med 17 miljoner jämfört med 2019. Nu måste vi alla hjälpas åt att hålla budgeten. Det är ett gemensamt ansvar.

Budgetunderskottet är ett problem för hela kommunen

Kommunens sammanlagda underskott innebär att den politiska ledningen inte kan genomföra de prioriteringar och åtgärder de skulle behöva för kommunen. Det är mycket viktigt att vi håller vår budget och bidrar med vår del.

Vi har idag en bra verksamhet som ska bli ännu bättre

Med vår nya och realistiska budget som grund och förändringen i den ekonomiska uppföljningen och det ekonomiska stödet, ska vi vända vårt underskott. Det går om alla hjälps åt. De förändringar vi gör i Drakfastigheter kommer att innebära nya arbetssätt. Vi har alla chanser att tillsammans skapa en ännu bättre och kostnadseffektivare verksamhet.

Jag berättar om det här i filmen också.

Erik Lundin

Fastighetschef

17 december 2019

Hej!

Nu är ansökningstiden för avdelningschefstjänsterna slut. Det har kommit in 33 ansökningar och nu börjar urvalsarbetet.

När det gäller besparingarna har vi tagit fram ett reviderat budgetförslag för 2020 där vi gör en besparing på 17 miljoner kronor.

Här nedanför ser du en film från det senaste frukostmötet på Thulegatan och en film på vårt luciatåg.

Jag vill tacka för ett gott arbete 2019 och önska alla en God Jul och ett gott nytt år!

Erik Lundin

Fastighetschef

26 november 2019

Hej!

Här är filmen från senaste frukostmötet (den 22 november).

Glöm inte att du kan spela in idéer till Trivselgruppen om aktiviteter som vi skulle kunna anordna i Drakfastigheter för att större arbetsglädje och mindre oro inför förändringarna. Du kan spela in idéer via enkäten som du hittar på https://sv.surveymonkey.com/r/TVXFZCK Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. 

Erik Lundin

Fastighetschef

25 november 2019

Hej!

Hans Viberg, chef för städsektionen, kommer att lämna Drakfastigheter vid årsskiftet.

I samband med förändringarna av Drakfastigheters organisation och förändring i arbetssätt har Hans Viberg och arbetsgivaren nått en överenskommelse som båda parter är nöjda med.

Vi tackar Hans för de 25 år som han arbetat inom Sundsvalls kommuns fastighets- och serviceorganisationer.

Samtidigt önskar vi honom lycka till med alla privata projekt som han nu kommer att få möjlighet att ägna sig åt på heltid.

Erik Lundin

Fastighetschef

19 november 2019

Hej!

Här kan du se en film om bland annat status i omorganisationen.

Det är frukostmötet den 15 november som är filmat.

Med vänlig hälsning

Erik Lundin

Fastighetschef

31 oktober 2019

Hej!

Den här veckan blir nyhetsbrevet ganska kort.

I måndags träffade jag majoritetens fullmäktigegrupp som hade bjudit in mig för att berätta om vår omorganisation. Jag fick många bra frågor och det är tydligt att de tycker att förändringarna i Drakfastigheter är positiva.

Drop-in-mötena ger bra inspel

Jag har haft ett antal drop-in-möten i kommunhuset. Under mötena har jag träffat ett tiotal medarbetare och fått många bra inspel.

Jag tänkte ha ett nytt drop-in-möte nästa fredag (8 november) mellan 10.15 och 11.30 i rum 595 A i kommunhuset på plan 5. Anmäl dig i receptionen så blir du insläppt.

Med vänlig hälsning

Erik Lundin

Fastighetschef

25 oktober 2019

Hej!

Jag skulle vilja beröra kommunens besparingskrav på 300 miljoner kronor de närmsta två åren. När jag i somras först började fundera på att vi måste organisera om och arbeta på nya sätt, fanns inte det stora besparingskravet. Det kom senare.

Vad betyder besparingskravet för vår förändring? Ja, att vi redan börjat fundera på att arbeta smartare innebär att vi fått ett litet försprång. Det är vi själva som håller i taktpinnen. Hade vi inte haft en plan om förändring, hade vi förmodligen inte själva kunnat styra utvecklingen i Drakfastigheter på samma sätt som vi gör nu.

Vad händer just nu

I vår förändring som syftar till bättre samarbete, tydligare ledning och styrning och förändrade arbetssätt arbetar vi som jag varit inne på tidigare med tre frågor just nu:

• Att renodla grunduppdraget
• Att skapa en väg in för våra kunde
• Att arbeta fram vilka system vi ska använda

Drop-in även nästa vecka

Jag kommer att ha drop-in-mottagning i kommunhuset även den 1 november 8.30-10.00. Vi håller till i rum 595 A på plan fem i kommunhuset.

Med vänlig hälsning

Erik Lundin

Fastighetschef

Måndag den 21 oktober 2019

Hej!

Det här nyhetsbrevet är till största del en film från frukostmötet i fredag, den 18 oktober. Filmkvaliteten är inte den bästa, men informationen går fram.

Jag har satt av tid för drop-in-möten där du kan träffa mig och diskutera förändringen och förslag i den. Du träffar mig på fredag den 25 oktober mellan 8.30 och 10 i rum 595 A på plan 5 i kommunhuset.

I övrigt hoppas jag att filmen ger bra information om det aktuella läget.

Med vänlig hälsning

Erik Lundin

Fastighetschef

Sundsvall den 10 oktober 2019

Hej!

Vårt förändringsarbete går framåt. Just nu förbereder vi samverkansarbetet om själva organisationsförändringen. Parallellt med det reder vi ut vilka grunduppdrag vi har i Drakfastigheter.

Förändringarna är tredelade

Förändringarna i Drakfastigheter är tredelade. Framförallt handlar det om att börja arbeta på nya sätt för att leverera den goda fastigheten. Det handlar också om att stärka vår styrning och ledning så att vi levererar det vi ska och om en omorganisation för att stärka vårt inre samarbete.

Styrgruppen och arbetsgruppen arbetar vidare

Både styrgruppen och arbetsgruppen har haft möten sedan senaste nyhetsbrevet. De två frågor som vi kommer att prioritera till en början är:

• Digitalisering och systematisering av våra filer
• En väg in för våra kunder

Digitalisering och systematisering av våra filer

Vi behöver få ordning på hur och var vi sparar våra filer. Vilka program ska vi använda? Här finns en förstudie gjord som vi kan använda som utgångspunkt i arbetet

En väg in för våra kunder

Vi behöver arbeta med principerna för att kontakta Drakfastigheter. Det ska finnas en väg in för våra kunder. Vi behöver också se till att beställningar internt går rätt väg, till exempel i kontakten mellan förvaltningssektionen och projektsektionen.

Sparkraven som presenterades i veckan

Att vi arbetar effektivt och samarbetar både internt och externt är viktigt inte minst mot bakgrund av att Sundsvalls kommun ska spara 300 miljoner kronor de närmsta två åren. Det sparkravet fanns inte när jag beslutade att vi skulle förändra vår organisation. Men det är något vi har att förhålla oss till.

Vill du träffa mig

Om du vill träffa mig lite mer avskilt för att diskutera våra förändringar, kan du göra det på fredan den 11 september. Då har jag för första gången drop-in-mottagning i kommunhuset. Jag kommer att sitta och arbeta i rum 595 A på plan 5 i kommunhuset mellan kl. 14.15 och 15.15. Välkommen att besöka mig.

Med vänlig hälsning

Erik Lundin

Fastighetschef

Sundsvall den 3 oktober 2019

Hej!

Här kommer ett nyhetsbrev om förändringsarbetet i Drakfastigheter.

Under veckan har jag träffat både styrgruppen och arbetsgruppen vid deras första möten. Under den närmsta tiden kommer vi styrgruppen att ta fram några prioriterade frågor att arbeta med för att få fart på förändringen i Drakfastigheter. Med andra ord blir det viktigt att bestämma: vilka förändringar i arbetssätt och organisation är viktigast att börja med för att kunna leverera den goda fastigheten.

Arbetsgruppen kommer att vara en viktig länk mellan er medarbetare i Drakfastigheter och förändringsledningen.

Jag har också träffat våra ledande politiker Peder Björk (S), Bodil Hansson (S) och Hans Forsberg (C), Jag berättade för dem om förändringarna vi behöver göra i Drakfastigheter. De står bakom förändringarna vilket också kommundirektör Åsa Belander gör.

Jag kommer att fortsätta rapportera om hur arbetat går med förändringarna här i nyhetsbrevet en gång per vecka.

Vi kommer att samla presentationer och annat material i Drakfastigheters samarbetsrum.

Varje gång det finns ett nytt nyhetsbrev här, kommer du att få ett sms om det från avsändaren Drakfast.

Vid närmast kommande APT kommer vi att kontrollera så att alla verkligen får sms.

I nästa nyhetsbrev kommer jag bland annat att berätta vid vilka tillfällen jag finns tillgänglig för drop-in-samtal för dig som vill samtala med mig om förändringarna.

Med vänlig hälsning

Erik Lundin

Fastighetschef

Sundsvall den 27 september 2019

Hej!

Jag har föreslagit en ny organisation av Drakfastigheter.

I den har vi två sektioner, en med nuvarande städ och drift och en med nuvarande projekt och förvaltning.

Jag tycker att det är viktigt att du får höra om den direkt från mig, så jag har låtit göra en intervjufilm där jag berättar lite mer.

Trevlig helg!

Erik Lundin

Fastighetschef