Allmän handling och sekretess

Du har rätt att ta del av offentliga och allmänna handlingar hos myndigheter och förvaltningar.

Det står i tryckfrihetsförordningen (TF) som är en av Sveriges grundlagar. Syftet är att ge allmänheten insyn i offentliga verksamheter. Alla allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda är offentliga.

Handlingar är allt som innehåller information av något slag: texter, bilder eller information lagrad på annat sätt, till exempel i en dator eller på ett usb-minne. Enligt lagen är en handling allmän om den förvaras hos en myndighet och är inkommen till eller upprättad hos myndigheten.

Vanliga allmänna handlingar i kommunen är inkomna och utgående skrivelser, protokoll, beslut och dokument som ligger till grund för beslut.

Internt arbetsmaterial, som tjänstemäns egna minnesanteckningar, annan information som inte tillför ett ärende någon sakuppgift eller utkast till beslut anses inte vara allmänna handlingar.
Grundregeln är att alla allmänna handlingar är offentliga för allmänheten såvida inte informationen omfattas av sekretess.

Ja, alla till kommunen inkomna förfrågningar, mail och försändelser är allmänna handlingar. Undantaget är om information i handlingen omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Synpunkt Sundsvall

Om du som medborgare skickar in en fråga via synpunktsformuläret i Synpunkt Sundsvall registreras den som en allmän handling. Allmänna handlingar som är offentliga är dokument som alla medborgare har rätt att läsa.

Lämna synpunkt

Sekretess betyder förbud att avslöja en uppgift. Förbudet gäller vare sig det sker muntligen eller genom att allmän handling lämnas ut eller att det sker på något annat sätt. Vad som omfattas av sekretess anges i en särskild lag, offentlighets- och sekretesslagen. Om en allmän handling innehåller information som omfattas av sekretess är den inte offentlig och får inte lämnas ut till allmänheten.

Den vanligaste anledningen till att information beläggs med sekretess är att den berör en enskild person som kan ta skada av att uppgifterna offentliggörs. En individs hälsotillstånd eller personliga förhållanden är exempel på vad som är skyddat av sekretess. En annan vanlig anledning till sekretess är att skydda det allmännas ekonomiska intresse vid exempelvis upphandling.

Det är kommunen själv som med stöd av lagen avgör vilka uppgifter som omfattas av sekretess. Ett brev som skickas till kommunen med påskriften “hemligt” eller “konfidentiellt” på blir inte sekretessbelagd om det inte finns stöd för det i lagen.

Kommunen måste registrera, förvara och arkivera allmänna handlingar. Vissa handlingar registreras i förvaltningarnas diarium medan andra handlingar kan hållas ordnade på annat sätt. Det är kommunens registratorer som oftast ordnar de allmänna handlingarna i diariet, som i sig är en allmän offentlig handling.

Det finns inget gemensamt diarium för Sundsvalls kommun. På varje förvaltning finns ett registratur som du kan kontakta om du har frågor angående deras allmänna handlingar och utlämnande. Vissa handlingar, som exempelvis protokoll från fullmäktigemöten finns redan publicerade för allmänheten på sundsvall.se.

På sidan Ärenden, handlingar, diarium och arkiv, hittar du mer information om var inom kommunen du kan vända dig om du vill ta del av en allmän handling.

Kommunen har rätt att ta betalt för utlämnande av allmänna handlingar enligt fastställd taxa.

Taxa för kopior av allmänna handlingar i Sundsvalls kommun, pdf

Enligt lagen behöver du inte tala om vem du är när du vill ta del av allmänna, offentliga handlingar. Ingen har heller rätt att fråga vad du skall ha handlingarna till. Om handlingarna kan tänkas omfattas av sekretess har kommunen däremot rätt att fråga vem du är för att kunna göra en sekretessprövning.

När din begäran om att få ta del av en allmän handling inkommer, görs en prövning om:

  • den efterfrågade handlingen finns hos myndigheten
  • det är en allmän handling
  • uppgifter i den omfattas av sekretess.

Om en ansvarig tjänsteman hos kommunen avslår din begäran om att få ta del av en allmän handling kan du inom 3 veckor begära att få ett skriftligt överklagbart beslut av myndigheten. Ett sådant beslut kan överklagas till kammarrätten. Ansvarig myndighet hjälper dig med detta.

Vill du veta mer?

Tryckfrihetsförordning, Riksdagen

Offentlighets- och sekretesslag, Riksdagen

Offentlighetsprincipen Kortfattat om lagstiftningen, Regeringen, pdf

Var sidan till hjälp?

  • Om du lämnar personuppgifter här kommer vi att behandla dessa enligt dataskyddsförordningen GDPR. Läs mer på sundsvall.se/personuppgifter. Det du skriver skickas direkt till den som uppdaterar sidan.