Ny självbetjäningstjänst för bokningar och bidrag inom kultur och fritid

Sedan mitten av maj kan föreningar, organisationer och privatpersoner själva hantera bokningar av idrottsanläggningar och ansökningar om föreningsbidrag helt digitalt.

Under pandemiåret 2020 gjorde Föreningsbyrån och Uthyrningsbyrån på Sundsvalls kommun slag i saken och utvecklade en mycket efterlängtad självbetjäningstjänst i ett gemensamt boknings- och bidragssystem.

– Fördelen är smidighet. Ett smartare arbetssätt för alla inblandade. Våra kunder kan följa sina bokningar och bidragsärenden, boka om, ändra och ha koll. Vi kan ge bättre service i andra frågor och slipper alla papper vilket är ett enormt språng, säger Christel Öhgren, tf enhetschef Föreningsbyrån.

Gärdehov, flygbild över området med ishallar, curlinghall och fotbolls- och mässhall

Den nya digitala beställningstjänsten ska förenkla för kunden från ansökan till beslut eller bokning. Det ska vara smidigt, enkelt och vara lätt att göra rätt. Foto: Sundsvalls kommun

Helt digitaliserad process

Målbilden har länge varit att förenkla för kunderna genom att ha en helt digital process från ansökan till beslut eller bokning. Det ska vara smidigt, enkelt och vara lätt att göra rätt.

Föreningsbyrån som samlar alla kommunens bidrag till idrotten, kulturen, pensionärsföreningar med flera, hanterar 32 miljoner kronor i föreningsbidrag och cirka 450 ansökningar om året. Uthyrningsbyrån hanterar drygt 400 uthyrningsobjekt, exempelvis fotbollsplaner, idrottshallar, ishallar, isbanor, Sidsjöbacken, mötes- och övernattningslokaler. Det handlar om 40 000 – 50 000 bokningar per år.

– Vi hade redan ett digitalt system för bokningar, men det fanns behov av förbättring. Trycket på bokningar av idrottsanläggningar har ökat stort under en längre tid. Vi insåg snabbt att det inte var så enkelt att Föreningsbyrån klev in i vårt system. Vi slog våra kloka huvuden ihop, fick ovärderligt stöd av kommunstyrelsen, digitaliseringspotten och IT. Under 2020 satsade vi för att hitta en gemensam lösning, berättar Annika Edin, anläggningschef för sim- och sporthallsenheten.

Pappersbaserat i alla år

För Föreningsbyrån är det ett stort steg. Handläggningen av bidrag har varit helt pappersbaserad i alla år, det var först i slutet av 2017 som man började ta emot skannande ansökningar och underlag via e-post.

– Vi säger tjoho, det är så efterlängtat! Våra kunder tycker att det fungerar bra, med lite intrimning och guidning så här i början. Framförallt har handläggarna mer tid att vara ett bättre stöd till föreningarna i andra frågor på grund av minskad administration, säger Christel Öhgren, tf enhetschef Föreningsbyrån.

Bra samarbete utan fysiska träffar

Samarbetet mellan Uthyrningsbyrån och Föreningsbyrån har varit helt centralt för att utveckla ett självbetjäningssystem som de gemensamma kunderna inte bara ska uppskatta utan också tycka om.

– Mottot har varit att alla våra kunder ska kunna och gilla att göra själva. Vi har haft ett starkt projektteam och till saken hör att vi har drivit hela det här projektet digitalt på grund av pandemin. Vi har inte setts fysiskt en enda gång – allt har skett digitalt. Det är ett bevis på att utvecklingsarbete kan starta och pågå trots en helt annan arbetsvardag än innan pandemin, säger Annika Edin, anläggningschef för sim- och sporthallsenheten.

Sundsvalls kommun kraftsamlar

Vi kraftsamlar för att skapa nya möjligheter för Sundsvallsborna och vår gemensamma välfärd. Det innebär att kommunen ställer om, tänker nytt och utvecklar verksamheten. Enligt politiska beslut är målet fram till 2024 att minska Sundsvalls kommuns kostnader med totalt 470 miljoner kronor, varav en stor del handlar om effektivisering och minskad administration, att jobba på ett smartare sätt. Alla nämnder och förvaltningar bidrar i arbetet.

Här kan du läsa mer om Sundsvall kraftsamlar.

Var sidan till hjälp?

  • Om du lämnar personuppgifter här kommer vi att behandla dessa enligt dataskyddsförordningen GDPR. Läs mer på sundsvall.se/personuppgifter. Det du skriver skickas direkt till den som uppdaterar sidan.