Tre miljoner färre utskrifter ifjol: ”De goda vanorna från ett tufft år ska vi ta med oss i framtiden”

Under pandemiårets första nio månader minskade antal pappersutskrifter med en femtedel jämfört med året innan, från 17 till 14 miljoner utskrifter.

En skrivare.

Färre pappersutskrifter sänker kommunens kostnader. Foto: Pixabay

Restriktionerna runt pandemin påverkar vårt beteende som i sin tur skyndar på positiva digitala vanor.

– Pappersutskrifter är inte en del av en hållbar framtid. Vi sparade in var femte utskrift. Det är bra för klimatet och är helt i linje med Sundsvalls kommuns framtidsbild av IT-utbudet. Och det innebär sänkta kostnader, säger Urban Nordström, sektionschef IT.

Parallellt med att pandemirestriktionerna bidragit till ändrade digitala vanor pågår ett större omställningsarbete i kommunen – att framtidssäkra IT-utbudet. Utbudet ska fylla behoven idag och vara hållbart imorgon. Ett av målen är att minska antal pappersutskrifter men också att öka säkerheten. Nu är majoriteten av skrivarna utrustade med ”follow-printfunktion” som bidar till efterlevande av dataskyddsförordningen och värnar om medborgarnas uppgifter.

– Vi satte målet att minska totalt antal skrivare från 1100 till 850. Genom en bra dialog med alla verksamheter är vi nu nere i 760 skrivare – en minskning med en tredjedel, Urban Nordström.

Sänker kostnader med drygt 2 miljoner kronor per år

Kommunen hade gamla och brokiga avtal och skulle byta leverantör av skrivare. I samband med det tog Servicecenter IT ett helhetsgrepp och funderade på vilket sätt man skulle kunna framtidssäkra användandet av skrivare. Nu är ett helt nytt avtal på plats, antal skrivare har minskat och färre utskrifter sker.

– Om vi fortsätter skriva ut ungefär på samma nivå, kommer vi att ha ett nyläge där vi sänker den totala kostnaden med drygt 2 miljoner kronor per år, berättar Urban Nordström.

Vad tycker verksamheten?

På äldreboendet Lindgården har man minskat antalet skrivare markant. Sjukgymnast Helene Ulander berättar att trots färre skrivare fungerar det bättre nu, mindre spring och säkrare i och med ”follow-printfunktionen”. Ulrica Jonsson som jobbar som arbetsterapeut fyller i att de nya skrivarna krånglar mindre och att det gick snabbt att ställa om. När allt mer går att sköta digitalt minskar också behovet att skriva ut.

Nästa generations kommun

– Vi behöver tänka och agera både utifrån våra behov idag och i framtiden – samtidigt. Det gäller inte minst inom vår digitala arbetsmiljö. Alla bäckar små bidrar till stora positiva förändringar som i slutänden gynnar oss alla – våra medborgare och vi som arbetar inom kommunen, säger Urban Nordström.

Klarar vi oss utan utskrifter?

– Vi jobbar systematiskt med digitalt först i våra funktioner. Det innebär att vi tänker digitalt in och digitalt ut i kommunikationen med medborgare. Vissa saker måste skrivas ut, och en del har inte digitala möjligheter, det tar vi hänsyn till såklart. Men idag är papper inte en möjliggörare utan gör många gånger saker bökigare och svårare. Om vi åker in till kontoret för att skriva ut papper…då har vi misslyckats, menar Urban Nordström.

Här kan du läsa mer om Sundsvall kraftsamlar.

Var sidan till hjälp?

  • Om du lämnar personuppgifter här kommer vi att behandla dessa enligt dataskyddsförordningen GDPR. Läs mer på sundsvall.se/personuppgifter. Det du skriver skickas direkt till den som uppdaterar sidan.