Digital assistent bidrar till nya arbetssätt: ”Gynnar våra medborgare”

Målet är att få bort alla pappersblanketter för en säkrare hantering.

En man sitter med en kaffekopp framför datorn och håller en penna i handen

Foto: Mostphotos

Genom ett nytt arbetssätt och att nyttja teknikens möjligheter har avdelningen för lön och pension på Sundsvalls kommun minskat kostnaderna med 2,7 miljoner kronor.

– Vår digitala assistent utmanar oss på ett positivt sätt hela tiden. Den behöver ständig kompetensutveckling för anställningar är komplext. Och vi blir tvungna att utmana oss själva, ompröva vårt sätt att arbeta. Resultatet av idogt utvecklingsarbetet, tillsammans med mina medarbetare, leder till stora kostnadssänkningar, säger Sara Talling, enhetschef, Servicecenter Lön och pension.

Tillgängliga tjänster

Redan 2018 började Servicecenter Lön och pension med en e-tjänst för lön och anställningsbeslut, men det var under 2019 som nyfikenheten väcktes för en robot efter studiebesök på Östersunds kommun. Idag har man digitaliserat arbetet med anställnings- och lönebeslut, ändring/förlängning av anställning, semesterdagsväxling och tjänstgöringsintyg. Det handlar om drygt 4 500 ärenden per år.

– För våra kunder, i första hand cheferna, betyder det här mycket mer tillgängliga tjänster. De är inte längre beroende av att ringa och fråga, eller att skicka papper fram och tillbaka. Det sparar tid. Och det gynnar i slutänden våra medborgare, säger Sara Talling.

Arbetar på ett helt nytt sätt

– Att vi har sänkt kostnaderna med 2,7 miljoner kronor beror till största del på att vi jobbar på ett annat sätt idag. Vi har tydligare fokus på vårt gemensamma uppdrag och ett större lagarbete, säger Sara Talling.

Det var när man lade upp alla arbetsprocesser på bordet och började kika på hur arbetet görs och hur det skulle kunna skötas av en robot som man var tvungen att ompröva gamla hjulspår. Genom att utmana hittade man effektivare sätt att arbeta.

– Det handlar om den här omprövningen, och det är där roboten hela tiden utmanar oss. I samband med att vi utvecklade roboten testade vi ett nytt arbetssätt i ett av teamen, det kommer under våren implementeras på hela avdelningen, berättar Sara Talling.

Den digitala resan fortsätter

Men det tar inte slut där, roboten ska få lära sig mer. Målet är att få bort alla pappersblanketter – för en säkrare hantering. Det i sin tur betyder att nya arbetssätt utvecklas. Det var även en fördel att roboten var på plats precis i samband med pandemin och att alla förvaltningar då var anslutna. Något av en slump, men det har gjort att inga papper blivit liggandes och ärenden har hanterats snabbt.

Vad har varit mest utmanande och roligast?

– Utmaningen har varit tid till utveckling och att få alla med på resan. Roligast har varit utvecklingen, att jobba smartare och använda tekniken för att underlätta för människor. Och förändringen från att några var med på tåget på en gång, andra mer tveksamma, till att nu – när många ställer frågan ”kan vi inte göra på det här sättet?”. Innovationsförmågan har ökat, alla är med och skapar framdrift.

Lön och Pension är idag fyra årsarbetare färre, varav en halv årsarbetare kan härledas till digitaliseringen. Ingen har behövt sluta på grund av arbetsbrist, personer har slutat och gått i pension och de tjänsterna är inte återsatta.

Sundsvalls kommun kraftsamlar för att skapa nya möjligheter för Sundsvallsborna och vår gemensamma välfärd. Enligt politiska beslut är målet fram till 2024 att minska Sundsvalls kommuns kostnader med totalt 470 miljoner kronor, varav en stor del handlar om effektivisering och minskad administration, att jobba på ett smartare sätt. Alla nämnder och förvaltningar bidrar i arbetet.

Här kan du läsa mer om Sundsvall kraftsamlar.

Var sidan till hjälp?

  • Om du lämnar personuppgifter här kommer vi att behandla dessa enligt dataskyddsförordningen GDPR. Läs mer på sundsvall.se/personuppgifter. Det du skriver skickas direkt till den som uppdaterar sidan.