Roboten Karolina kortar handläggningstid för skolskjuts och sparar tid för alla

Handläggningen av ansökan och beslut om skolskjuts har stegvis förbättrats. Från pappersblankett till e-tjänst till att nu en robot gör större delen av jobbet.

Skolbarn går in i skolbuss.

Foto: Mostphotos

– Vi vill underlätta och förenkla så mycket som möjligt för våra vårdnadshavare. Som en del i det arbetet såg vi att ansökan om skolskjuts hade stor potential att effektiviseras. Det som tidigare tog, i bästa fall, en vecka med pappersblanketter, manuella kontroller och postgång, ibland flera gånger fram och tillbaka, kan nu ta en dag, säger Anna Fürst, stabschef inom barn- och utbildningsförvaltningen.

Sundsvalls kommun kraftsamlar för att skapa nya möjligheter för Sundsvallsborna och vår gemensamma välfärd. Idag är handläggningen av skolskjutsansökningar till stora delar helautomatisk, en så kallad RPA-lösning (Robotic Process Automation), en robot helt enkelt. För att skolelever ska få skolskjuts måste vårdnadshavaren ansöka och uppfylla ett antal krav, exempelvis boendeavstånd från skolan.

Ansökan görs idag av de flesta i e-tjänsten via webben. En tjänst som, där bakom, är automatiserad. Som dubbelkollar alla uppgifter – hemadress, skola, avstånd till skolan, om eleven har fritidsplats med mera. Den ger även förslag på resväg till och från skolan. Och sammanställer allt i ett protokoll, ett underlag för handläggaren, som fattar beslut. Tidigare hanterades alla uppgifter och kontroller av en handläggare, vilket tog tid. Ibland saknades uppgifter i ansökan varpå man fick meddela sig postledes. Innan e-tjänsten togs i bruk 2019 hade handläggaren cirka 10 proppfulla pärmar med blanketter per läsår.

– Nu får vårdnadshavaren snabbare svar och kan följa ärendet och ställa frågor i e-tjänsten. Det handlar även om kvalitet, roboten gör alltid på samma sätt vilket garanterar likvärdigheten ytterligare då den mänskliga faktorn att göra misstag minimeras, säger Anna Fürst.

Andra effekter är att sårbarheten har minskat, tid har frigjorts till annat kvalificerat arbete och personalkostnaderna har minskat med en halvtidstjänst.

Första versionen av Karolina (ja, hon har ett namn, roboten) sattes i drift i juni 2020 och fram till idag har nya funktioner tillkommit löpande. Bland annat kontroll av resvägar med kollektivtrafik som lades till i september Och fler funktioner kommer att komma. På barn- och utbildningsförvaltningen börjar man ana potentialen. Nu har utvecklingsarbete skett i omgångar, men till hösten, en tid in på skolstarten, kommer man att kunna se de verkliga effekterna.

Nya projekt är på gång. Under hösten infördes en liknande robotlösning för elever i fristående gymnasieskolor där möjligheten finns att införa även för kommunala gymnasieskolor. Och ett annat projekt handlar om att robotisera handläggningen av kontrollfunktioner. Det handlar om att kontrollera stora mängder data, uppgifter som är viktiga underlag, där man idag bara gör stickprover, exempelvis ändrad adress och fritidsplacering. Syftet är likvärdighet för vårdnadshavare och koll på kostnader för kommunen.

Enligt politiska beslut är målet fram till 2024 att minska Sundsvalls kommuns kostnader med totalt 470 miljoner kronor, varav en stor del handlar om effektivisering och minskad administration, att jobba på ett smartare sätt. Alla nämnder och förvaltningar bidrar i arbetet.

Andra exempel på besparingar inom administration:

Sundsvall kraftsamlar för framtiden.

Var sidan till hjälp?

  • Om du lämnar personuppgifter här kommer vi att behandla dessa enligt dataskyddsförordningen GDPR. Läs mer på sundsvall.se/personuppgifter. Det du skriver skickas direkt till den som uppdaterar sidan.